Vencer la burrocracia (burocracia). Hacer lo que hay que hacer

A veces me quedo atascado con la burocracia. Quizá deberíamos decir burro-cracia. Procedimientos administrativos que se eternizan, que dificultan el avance y que parecen no tener sentido. Pondré un ejemplo.

Como un burro (burrocracia) - haciendo que los papeles avancen

Soy profesor universitario y para poder ir a un congreso, teniendo ya el presupuesto para ello, me lleva unas seis u ocho horas. Sería largo de explicar, como resumen, tengo que seguir un procedimiento administrativo (te puedes saltar los cinco siguientes párrafos, como todo procedimiento que se precie, es largo y farragoso, eso que ya tengo experiencia).

Lo primero, tengo que conseguir las firmas que autorizan mi desplazamiento (lo que supone varios correos). Lo que supone que tenga que firmar: el responsable del departamento; alguien de investigación que comprueba si los códigos están bien puestos y el vicerrector correspondiente, para lo que tiene que pasar por su secretaría (si no es el mismísimo rector).

Una vez conseguido esto, si hay que dormir algún día fuera, hay que seguir el procedimiento para viajes. En el caso de mi Universidad, solicitar presupuesto al Corte Inglés (que suele resultar caro), enviando la autorización anterior. Cuando el coste supera el máximo preautorizado, lo que casi siempre sucede, hay que rellenar un nuevo formato, solicitando autorización para el exceso de gasto al vicerrector (no siempre es fácil encontrar el formato) y enviarlo nuevamente al vicerrector, para que lo autorice. Cuando lo ha autorizado (de momento siempre ha sido así, será que soy razonable), escribes de nuevo al Corte Inglés para que te reserve alojamiento, con suerte el precio se mantiene y ya tienes donde dormir. Lo he contado en sencillo, porque el proceso puede suponer varios correos a la agencia de viajes del Corte Inglés. Además, ¡Ay de ti si el precio ha aumentado! Vuelve a la casilla anterior a pedir nueva autorización.

También hay que inscribirse en el congreso correspondiente y pagar. Si no está dado de alta como proveedor de la Universidad, previo al pago, deben rellenar el formato de alta de proveedores, certificando que son los titulares de la cuenta, enviándolo al servicio de Contabilidad de la Universidad. Así que eso te supone unos cuantos correos más.

Posteriormente, la unidad de investigación, a la que tienes que decir que ya están de alta, puede proceder al pago. Para eso tienes que rellenar otro documento, otra vez con tu nombre, apellidos, proyecto al que se va a cargar (que ya lo habías puesto en la autorización al vicerrector…) y más datos, diciendo que paguen y que te comprometes a entregar después la factura a nombre de la Universidad, firmarlo. Con suerte, si el que tiene que pagar, no tiene el día libre, se pagará y te enterarás.

Este es el procedimiento simple, se puede complicar si resulta que el congreso está al final del plazo en el que acaba el proyecto donde se va a cargar, lo que lo complica más, pero eso lo dejamos para los entendidos.

Una vez superado el procedimiento puedes ir al congreso. Una vez superada la burocracia (burrocracia) puedes hacer lo que aporta valor.

El procedimiento es claro, se puede entender, aunque es largo. Muchas veces la pereza hace que te resistas, hasta te cabreas… El único perjudicado eres tú mismo, más vale tomárselo con filosofía, hacer lo que tienes que hacer para saltar ese obstáculo y seguir avanzando.

Hacer lo que tienes que hacer para llegar a donde quieres llegar. En este caso a un congreso. A veces no apetece, no ves que aporte valor, pero es necesario si quieres llegar. Son pasos que hay que dar. Es como conseguir la licencia para empezar a construir, sin ella no es posible o te van a tirar lo construido.

La metáfora de sacar la pelota de tu tejado me sirve para estos procedimientos. A cada paso, la pelota vuelve a tu tejado, cuando ya has dado el primero, debes dar el segundo y mandarlo al siguiente paso. En cada uno te enfrentas a la pereza, porque una vez dedicada media hora, toca esperar hasta dar el siguiente paso, que cuando toca, cuesta más porque has tenido que parar.

Algunos abandonan antes de llegar al final del procedimiento. Si abandonas, has perdido todos los pasos previos. Dejar las cosas a medio terminar es peor incluso que nunca empezar, se queda a medias y además duele por el esfuerzo puesto en ello (lo hecho a medias queda como un recordatorio de lo no terminado).

Esperemos entre todos mejorar los procedimientos, hacerlos más fáciles para todos, también para los administrativos, que son los guardianes de las vallas que impiden que el tema avance. Son la principal víctima del sistema, los que dan la cara cuando el procedimiento no funciona, ante los sufridos administrados.

En lugar de solo quejarme y patalear, voy a hacer una propuesta de mejora al procedimiento, quizá hasta me hagan caso y ahorre un montón de tiempo a administración, administrativos y administrados, nunca se sabe.