Volver de vacaciones y no morir en el intento

Volver de vacaciones tiene algo curioso: regresas descansado… y basta con abrir el correo para que se te pase un poco. 😅

Mensajes sin leer, tareas pendientes, cosas que se quedaron a medias antes de irte, otras que han aparecido mientras no estabas, reuniones que hay que preparar, llamadas que devolver… De repente, parece que todo es urgente y que todo debería estar hecho ya.

Es fácil sentirse abrumado, incluso empezar a ponerse nervioso pensando en todo lo que hay que hacer. Puede surgir una idea aparentemente razonable: “Hoy me pongo al día”.

Por ahí puede empezar el problema. Porque cuanto más intentas abarcar, más fácil es saltar de una cosa a otra, empezar muchas y terminar pocas, y así acabar el día agotado, frustrado y con la sensación de que sigues teniendo demasiadas cosas pendientes.

Volver de vacaciones y querer recuperar en un solo día todo lo que no has hecho durante dos o tres semanas suele ser una pésima idea.

Hay algo que intento recordarme cuando me encuentro ante una montaña de pendientes: No tienes que hacerlo todo, solo tienes que hacer lo siguiente.

Ponerse al día también lleva su tiempo. Primero hay que mirar qué tienes delante, ordenar, distinguir lo importante de lo que simplemente hace ruido y decidir por dónde empezar. Después, ir resolviendo las cosas de una en una y asumir que algunas pueden esperar un día más. Y probablemente otras puedan esperar bastante más.

No intentes recuperar en dos días todo lo que se ha acumulado durante semanas. Recupera primero tu ritmo, vuelve a tus rutinas, establece prioridades, reserva tiempo para lo importante y deja que los días hagan su trabajo.

Porque muchas veces el problema no es la cantidad de cosas pendientes, sino querer resolverlas todas mentalmente al mismo tiempo.

Dentro de unos días mirarás atrás y probablemente descubrirás que aquella montaña que parecía enorme ha ido desapareciendo casi sin darte cuenta.

No necesitas ponerte al día hoy, necesitas empezar hoy a ponerte al día.

¿También te abruma la vuelta de vacaciones cuando ves todo lo que te espera?

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Abrumado con demasiadas cosas que hacer, para y pon orden

A veces entro en barrena, con tantas cosas que hacer, no sé por donde empezar, me abrumo, me siento sepultado por las tareas y trato de escapar a cualquier sitio, para no enfrentarme a esa montaña de pendientes. Curiosamente, como cabe esperar, la montaña no desaparece por sí sola.

Tener muchas tareas pendientes puede paralizar e impedir que avances en ninguna. Ante una montaña de cosas por hacer, antes de empezar como pollo sin cabeza, para y organiza.

Con demasiado pendiente se pierde claridad para ejecutar. Es como cuando abres un armario lleno y con tanto no puedes encontrar nada, especialmente si en el armario no hay orden.

Abrumado con demasiados pendientes - falta claridad

No vas a poder hacerlo todo a la vez, así que el primer paso es poner orden, decidir cómo vas a actuar, antes de empezar como pollo sin cabeza. Para eso es necesario parar.

Dedicar un tiempo, sin paralizarte por el análisis. No hace falta ser un extremista del orden, sino ganar en claridad. Ordenar tareas tiene unos pasos, como cuando ordenas un armario.

1. Hacer una lista completa de pendientes (lo que te está abrumando). Qué es como sacar todo del armario. Sacarlo de la cabeza libera espacio mental y ayuda a pensar con más claridad. Puedes ver el panorama completo y decidir con mayor criterio.
2. Eliminar lo que no merezca la pena. Seguro que hay tareas que puedes decidir no hacer, sin muchas consecuencias. En su día tenía sentido esa tarea, como en su día tenía sentido guardar algo en el armario que ahora ya no tiene ningún uso. Tirar libera espacio y ayuda a una más fácil organización.
3. Buscar ayuda, delegar lo que puedas delegar y puede hacer otra persona. En un momento en el que tengas demasiado en el plato seguro que puedes invitar a alguien que tenga hambre a que te quite parte de lo que tienes en el plato. Hay personas que están encantadas de poder ayudar y puedes pagar por esa ayuda, contratar a alguien que se encargue (no podemos hacerlo todo).
4. Asigna bloques de tiempo para lo que queda, teniendo en cuenta su importancia y su urgencia (si tiene plazo). Programar las tareas da la calma de saber que cada una tiene su hueco. También puede hacerte consciente de que no tienes tiempo suficiente para tanto (que es como no tener hueco en el armario) y tendrás que volver a los pasos dos y tres (eliminar o delegar, en otro o para más tarde). Mejor decidir que es lo que no vas a hacer a que se quede sin hacer lo que es importante.
5. Respeta tu descanso y recuperación. La primera vez puede que quieras meter demasiadas cosas en poco tiempo. La práctica de la planificación hace al maestro. Al menos tienes un plan para saber por dónde vas.

El realismo tiene su parte de aceptación, puedes darte cuenta de que hoy no puedes terminarlo todo, lo que sí puedes hacer es avanzar en lo importante. Me encanta el cuarto acuerdo del libro “Los cuatro acuerdos” del Doctor Miguel Ruiz: “Haz todo lo que puedas y no más”. Sobre todo, tener presente el no más; darnos cuenta de dónde está nuestro límite.

Ordenar las tareas, ideas y objetivos puede reducir el estrés. Eliminar incertidumbre de hasta dónde vas a llegar. Con un plan claro todo se vuelve más manejable.

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Demasiadas cosas pendientes para cargar con todas. Vacía tu mochila para ir más ligero.

Tendemos a acumular. Esto lo sabe cualquiera que haga una mudanza después de estar viviendo dos años en un mismo sitio. Parece increíble la cantidad de cosas que aparecen.

Para un viaje, si no tenemos cuidado, vamos cargando la maleta por si acaso. Pueden ser tantas las circunstancias, los por si acaso, que al final no hay quien lleve la maleta.

Vamos con la mochila demasiado cargada. Acompaño a mi hija Sofía, la autora del dibujo, al colegio cada mañana. Me pregunto si usa lo que lleva en la mochila. Demasiado peso, que sin duda tendrá efectos en su espalda, o en la mía, que cargo con su peso un rato.

Demasiadas cosas para cargar con todas. Dibujo de Sofía Fontaneda

Igual que cargamos la maleta por si acaso, igual que acumulamos en casa, vamos asumiendo tareas, responsabilidades, compromisos que nos van lastrando. Llevamos la mochila demasiado cargada para avanzar.

Es difícil avanzar con demasiados pendientes, con demasiado peso. Esto nos puede pasar en el trabajo, en nuestra vida personal, en casa. Sin darnos cuenta, igual que llenamos la casa, vamos acumulando cosas en la lista de pendientes.

La lista de pendientes puede ser tan larga que se nos pierden cosas si no la revisamos frecuentemente. Nos pasamos la vida reordenando los pendientes, planificando, en lugar de haciendo. Como no hacemos, lo volvemos a planificar para la semana siguiente.

¡Una tarea más! Arrastrar pendientes de una semana a otra.

Abrumados por tantas cosas pendientes la pregunta es ¿tenemos que hacerlas todas? Igual podemos empezar por tachar algunas.

Tenemos la ilusión de que podemos hacerlo todo, somos superhombres o supermujeres con poderes especiales. Si realmente podemos hacerlo todo, no hay problema, solo es cuestión de ir haciendo.

Si la realidad, como suele ser, es que no podemos hacerlo todo, solo nos queda eliminar, decidir qué es lo que no vamos a hacer. Es la única forma de encontrar tiempo para lo que sí vamos a hacer.

Si no decidimos que dejamos y seguimos con nuestra ilusión de poder con todo, habrá cosas que se queden sin hacer. No podemos hacerlo todo, si no eliges que dejas, lo que se quede sin hacer puede ser lo más importante.

No cuenta lo que empiezas, cuenta lo que acabas. No somos más importantes por tener más cosas pendientes, solo estamos más abrumados y con menor claridad.

Si tienes demasiados pendientes es momento de parar, decidir qué es lo que no vas a hacer, decidir qué es lo que otros pueden hacer por ti (puede que te compense pagar por ello) y priorizar lo que queda.

Empezando por lo importante sabes que lo que queda sin hacer es menos importante. Si todo es importante es que nada es importante. Si no eres capaz de distinguir lo que te merece la pena, no podrás priorizar.

Nadie puede priorizar por ti, para cada uno, distintas cosas son importantes. El éxito no es el mismo para todos. Que no te pase como decía Stephen Covey “Toda la vida subiendo por la escalera del éxito, para llegar arriba y darme cuenta de que está apoyada en la pared equivocada”.

¿Qué es lo importante para ti? ¿Qué es lo que valoras? ¿Cuáles son tus valores? ¿Cómo se nota eso en tu agenda? ¿Cómo se nota en tu planificación? ¿Cómo se nota en lo que haces? Tus acciones, tus comportamientos, son los que muestran que es importante para ti.