Eliminar antes de organizar

¿Cómo tienes el trastero? ¿Lleno? ¿Hasta los topes? - ¿Cómo tienes el armario de la ropa? ¿Lleno? ¿Hasta los topes? Las cosas crecen hasta llenar el espacio disponible (Ley de Parkinson). Por eso, en cuanto te descuidas, se llena el trastero, el armario o cualquier espacio.

Además, cuantas más cosas tienes más difícil es que encuentres lo que necesitas. Ohno iba más lejos y decía que más difícil es que tengas lo que necesitas.

Tenemos cosas en el trastero que ni sospechamos que están ahí, ropa en el armario que hace años que no nos ponemos. Ropa para cuando adelgace, para cuando engorde, para cuando vuelva a estar de moda.

Lo mismo pasa con las agendas, las cosas que hacer crecen hasta llenar el tiempo disponible y más allá. Cuántas cosas de las pendientes se van a quedar sin hacer.

Si no hay tiempo para hacerlo todo, no lo vas a poder hacer todo, da igual cómo lo organices

En cuanto me descuido crece la lista de pendientes. Por ejemplo, me encanta leer y sin darme cuenta la estantería se llena de libros que quiero leer, que sueño con leer. En cuanto me paro a reflexionar me doy cuenta de que no dispongo de tanto tiempo, de que tengo muchas más actividades y que ya está bien con leer un par de libros al mes, unos 24 al año.

Si tengo muchos más, como es el caso, da lo mismo como los organice, a no ser que pare el resto de mi vida, no va a ser posible. Además, no todo es la velocidad, el engullir, leer con gusto, lleva tiempo, digerir lo leído supone masticarlo, reflexionarlo, integrarlo. Si engullo como un pavo puedo leer y será como no haber leído.

Las cosas se disfrutan cuando las dedicamos el tiempo que merecen

Pasa lo mismo con los múltiples proyectos que pueden surgir. Iniciativas interesantes, apetecibles, en las que puedes aportar y te pueden aportar. La lista va creciendo hasta que es demasiado larga para poderla gestionar.

Con demasiadas cosas pendientes corres el riesgo de ir saltando de una cosa a otra sin avanzar en ninguna

La clave no está en la organización, está en la selección, en elegir y eliminar. Cómo cuando vas a ordenar un armario, la clave del orden está más en la eliminación que en la organización. Hay cosas que no se deben almacenar, como hay cosas que no se deben hacer.

Si estás en demasiadas cosas, elimina antes de organizar. Organizar demasiadas cosas pronto te sumirá de nuevo en el caos, en el salto de una a otra. Los imprevistos irán surgiendo y te irán atrapando.

Rodeado de cosas pendientes es difícil centrarte en lo que tienes entre manos (foto tomada de centro de psicología Canvis)

El primer paso para la planificación es la eliminación, podar aquello que no es prioritario, que es menos importante. Si todo es importante y no quieres eliminar nada, resulta que nada es importante. La importancia es un término relativo, más importante que otra cosa.

Lo más duro, recortar compromisos. Si estás comprometido en demasiadas cosas es probable que no llegues a todas. Es mejor que te pongas colorado una vez, diciendo que lo sientes y que no vas a poder, a que te pongas rojo todos los días, porque a pesar de los esfuerzos no llegas como te gustaría.

Demasiadas cosas pendientes para cargar con todas. Vacía tu mochila para ir más ligero.

Tendemos a acumular. Esto lo sabe cualquiera que haga una mudanza después de estar viviendo dos años en un mismo sitio. Parece increíble la cantidad de cosas que aparecen.

Para un viaje, si no tenemos cuidado, vamos cargando la maleta por si acaso. Pueden ser tantas las circunstancias, los por si acaso, que al final no hay quien lleve la maleta.

Vamos con la mochila demasiado cargada. Acompaño a mi hija Sofía, la autora del dibujo, al colegio cada mañana. Me pregunto si usa lo que lleva en la mochila. Demasiado peso, que sin duda tendrá efectos en su espalda, o en la mía, que cargo con su peso un rato.

Demasiadas cosas para cargar con todas. Dibujo de Sofía Fontaneda

Igual que cargamos la maleta por si acaso, igual que acumulamos en casa, vamos asumiendo tareas, responsabilidades, compromisos que nos van lastrando. Llevamos la mochila demasiado cargada para avanzar.

Es difícil avanzar con demasiados pendientes, con demasiado peso. Esto nos puede pasar en el trabajo, en nuestra vida personal, en casa. Sin darnos cuenta, igual que llenamos la casa, vamos acumulando cosas en la lista de pendientes.

La lista de pendientes puede ser tan larga que se nos pierden cosas si no la revisamos frecuentemente. Nos pasamos la vida reordenando los pendientes, planificando, en lugar de haciendo. Como no hacemos, lo volvemos a planificar para la semana siguiente.

¡Una tarea más! Arrastrar pendientes de una semana a otra.

Abrumados por tantas cosas pendientes la pregunta es ¿tenemos que hacerlas todas? Igual podemos empezar por tachar algunas.

Tenemos la ilusión de que podemos hacerlo todo, somos superhombres o supermujeres con poderes especiales. Si realmente podemos hacerlo todo, no hay problema, solo es cuestión de ir haciendo.

Si la realidad, como suele ser, es que no podemos hacerlo todo, solo nos queda eliminar, decidir qué es lo que no vamos a hacer. Es la única forma de encontrar tiempo para lo que sí vamos a hacer.

Si no decidimos que dejamos y seguimos con nuestra ilusión de poder con todo, habrá cosas que se queden sin hacer. No podemos hacerlo todo, si no eliges que dejas, lo que se quede sin hacer puede ser lo más importante.

No cuenta lo que empiezas, cuenta lo que acabas. No somos más importantes por tener más cosas pendientes, solo estamos más abrumados y con menor claridad.

Si tienes demasiados pendientes es momento de parar, decidir qué es lo que no vas a hacer, decidir qué es lo que otros pueden hacer por ti (puede que te compense pagar por ello) y priorizar lo que queda.

Empezando por lo importante sabes que lo que queda sin hacer es menos importante. Si todo es importante es que nada es importante. Si no eres capaz de distinguir lo que te merece la pena, no podrás priorizar.

Nadie puede priorizar por ti, para cada uno, distintas cosas son importantes. El éxito no es el mismo para todos. Que no te pase como decía Stephen Covey “Toda la vida subiendo por la escalera del éxito, para llegar arriba y darme cuenta de que está apoyada en la pared equivocada”.

¿Qué es lo importante para ti? ¿Qué es lo que valoras? ¿Cuáles son tus valores? ¿Cómo se nota eso en tu agenda? ¿Cómo se nota en tu planificación? ¿Cómo se nota en lo que haces? Tus acciones, tus comportamientos, son los que muestran que es importante para ti.

El método ABCDE para priorizar

 Vivimos en el mundo de la actividad, tan atareados haciendo cosas que en ocasiones olvidamos para qué las hacemos. Encontrar el momento de parar, pensar, escuchar, sentir y elegir que vamos a hacer nos permitirá encontrar las horas que se deslizan entre nuestros dedos, sin dejarnos tiempo para lo que consideramos importante.

Seguramente hayas oído hablar del método ABC para priorizar, donde clasificas cada actividad según su importancia. Las actividades A son las más importantes, después las B de una importancia media y las C con una importancia menor. Una vez clasificadas, teniendo claro que hay que empezar por lo importante, empiezas por las actividades A, hasta terminarlas; después sigues con las B y por último las C. De esta forma, si no logras terminar todo, las que se quedan sin hacer son las menos importantes.

Priorizar es establecer orden, decidir que va primero y qué después (o nunca)

Ampliando este método está el ABCDE. Dos letras más de una importancia capital. De hecho, hemos de empezar por la E, antes de clasificar actividades. La E de Eliminar, eliminar todas las actividades que no merece la pena hacer, que sabemos que no vamos a hacer si nos escuchamos.

Es difícil desechar muchas de nuestras actividades pendientes. Si están entre las pendientes es por algo. En ocasiones son las que van pasando en la agenda de semana en semana, posponiéndose en todas las ocasiones. Es momento de parar, decidir si realmente la queremos hacer y ponemos fecha o si por el contrario la vamos retrasando porque no merece la pena, o porque le tocaría resolverla a otra persona, o por otro motivo y es mejor eliminarla. Que deje de ocupar espacio en la agenda, en nuestras notas y en nuestra mente.

No cuenta lo que tenemos en la lista de pendientes, cuenta lo que hacemos. Así que, si no lo vamos a hacer, mejor tacharlo de la lista.

Con muchas de las actividades eliminadas, o devueltas al responsable de ejecutarlas, tendremos menos pendientes, lo que hace la clasificación más fácil.

El segundo paso es la D de delegar. Ver quien te puede echar una mano, en quien puedes delegar. Mucho mejor si, además, sirve a la otra persona para aprender, desarrollarse.

La delegación da fruto en el largo plazo. Delegar supone un proceso de enseñanza y aprendizaje que necesita tiempo para dar frutos. Primero hay que enseñar cómo hacer, acompañar en el hacer las primeras veces, para que después puedan hacer sin nuestra supervisión.

Un ejemplo de delegación es cuando enseñamos a nuestro hijo a hacer lentejas. Si no sabe, la primera vez, nos resultaría más fácil hacerlas nosotros. La delegación supone enseñar, que nos vea haciendo y después que haga y lo veamos haciendo, vayamos dando sugerencias, para que finalmente pueda hacer solo.

Lo mismo que para nuestro hijo aplica para el que llega nuevo a la empresa o para aquel que colabora con nosotros. Al principio cuesta delegar, después casi seguro que no lo hace como nosotros, debemos saber aceptar las diferencias. Cada uno tiene su estilo y seguramente, el alumno superará al maestro con la práctica suficiente.

Más libres, con menos tareas pendientes, después de haber eliminado y delegado, toca priorizar para empezar por lo importante. Mira esta semana que vas a eliminar, que decides no hacer, para encontrar el tiempo y hacer lo que sí que quieres hacer.

Si no puedes hacerlo todo, elimina y delega

¿Tienes la sensación de que no puedes hacer todo? Quizá, más que una sensación, sea una realidad. Hay ocasiones que no tenemos suficiente tiempo para todo lo que tenemos o queremos hacer.

Podemos probar estrategias que no funcionan en el largo plazo, trabajar demasiado, dormir menos o tratar de ir más rápido, con los errores y repeticiones que ello conlleva.

Solo hay dos caminos para encontrar tu tiempo para lo importante: eliminar y delegar. A ti te corresponde la responsabilidad de decidir qué es lo importante, lo prioritario, lo que pones primero, poniendo otras cosas después.

He escuchado muchas veces la frase “todo es importante”. La importancia es un término relativo, más importante o menos importante que lo demás. Si todo es importante resulta que no hay diferencias, nada tiene mayor importancia, luego igual puedo decir que nada es importante.

“Si todo es prioritario entonces nada es prioritario”

El primer paso es decidir qué se quedará sin hacer. El principio de realidad nos indica que: si no hay tiempo para todo, no se puede hacer todo, aunque nos empeñemos. Es mejor que decidas tú qué es lo que dejas en lugar de que se quede lo más importante sin hacer (a veces hacemos lo poco importante, con la esperanza de dejar tiempo libre, para centrarnos en lo importante, que es lo que finalmente se queda sin hacer, porque es tiempo imaginario nunca llega).

“Elimina lo que no merece la pena (lo menos importante)”

El siguiente paso es delegar. Decidir que es mejor que hagan otros. Vencer la barrera que nos impide delegar, porque pensamos que no lo van a hacer como nosotros (eso es casi seguro, aunque igual lo hacen mejor) o porque no queremos tomarnos la molestia de enseñar.

Delegar puede dar sus frutos inmediatos con una delegación sencilla. La mejor delegación da sus frutos en el largo plazo.

Pondré un ejemplo de andar por casa. Supón que tienes un hijo de tres años, hay que recoger la habitación de juguetes ¿Qué es más fácil, recoger tú o hacer que el niño la recoja (delegar)?

¿Qué es más fácil? ¿Recoger o hacer que recojan?

Si has tenido la experiencia la respuesta es clara, mucho más fácil y rápido recoger tú. Si quieres que tu hijo recoja tendrás que hacerlo con él, si lo dejas solo no va a ser capaz, además de que es probable que se ponga a jugar de nuevo.

Además, no será suficiente recoger con él una vez, tendrás que hacerlo más de una vez. Y cuando lo haga solo, tendrás que ir a supervisar como ha ido, a hacer correcciones.

Con el tiempo, será capaz de hacerlo solo porque le has dado la oportunidad de aprender, de hacer contigo, equivocarse y finalmente ser capaz de hacerlo solo. En el largo plazo ya no tendrás que recoger ni supervisar. Esto es el empoderamiento, el empowerment en inglés, que parece que suena más grandilocuente, desarrollar a las personas.

Lo mismo funciona para que se pongan en el desayuno, se vistan, hagan la cama y un largo etcétera. Inicialmente tienes que acompañar, después el aprendizaje da sus frutos.

“La delegación supone esfuerzo al principio y da sus frutos en el largo plazo”

Lo mismo pasa en el trabajo cuando llega alguien nuevo. Los recién salidos de su formación, cuando empiezan a trabajar, quizá no saben mucho, lo que sí tienen son muchas ganas, mucha energía, ilusión y pasión. Tienen ganas de aprender, ayúdalos y podrás delegar, cometerán equivocaciones, como hemos hecho todos y en no mucho tiempo darán sus frutos. También nos sorprenderán con soluciones nuevas.

No podemos tener prisa, es como la agricultura, con el trigo, si tiramos de la espiga, para que crezca más rápido, solo conseguiremos arrancarla, la maduración, el aprendizaje, tiene sus tiempos.

“Tener paciencia para recoger los frutos de la delegación”

Uno de los problemas de nuestro sistema son los contratos precarios, no dejan el tiempo suficiente de maduración, de aprendizaje, de este modo pierde el trabajador y pierde la empresa, perdemos todos, en competitividad y productividad. Pero este ya es otro tema.

Puedes encontrar otras formas de delegación. Una es la delegación hacia arriba, hacia el jefe. Es beneficioso para él que seamos productivos, a veces dos minutos suyos (por ejemplo, con una llamada) pueden suponer un ahorro de dos horas. En un equipo hay veces que es mejor que lo haga el jefe.

También puedes delegar pagando. En mi caso, pagar a alguien para que me ayude con las labores del hogar siempre ha sido una de las mejores decisiones. Me ha ahorrado tiempo, además de discusiones y conflictos con mi mujer.

Si quieres recuperar tu tiempo para lo importante, elimina y delega.

Tantas cosas que hacer que no hago nada

Abrumado, con demasiadas cosas que hacer, desorientado, sin saber por dónde empezar. Días atareados, sin parar y con la sensación de no hacer nada. Se presenta la ansiedad por no saber si lo vas a conseguir y la frustración por la falta de avance.

“Todo el día haciendo y al final no parece que haya hecho nada”.

Con todo lo que tienes pendiente no te puedes parar a pensar, enfrascado en la acción acabas el día agotado, las horas se vuelven poco productivas de tanto alargarlas y los días van pasando, con cada vez más cosas pendientes.

Quizá la clave está en el “demasiadas”. Demasiado para que puedas hacerlo, demasiado para que quieras hacerlo. No somos “todopoderosos”, no lo podemos hacer todo y si nos empeñamos conseguiremos sobrevivir, sin apenas vivir de verdad.

Entretenidos en el ajetreo, distraídos haciendo sin pensar ni sentir, la vida se va pasando sin darnos cuenta. Y en muchas ocasiones nos entretenemos haciendo lo que no merece la pena hacer, solo para anestesiarnos con la sensación de que no paramos.

El mayor desperdicio de tiempo se produce cuando no tienes claro el objetivo, no sabes qué te propones, no sabes a dónde vas.

Cuando te encuentres abrumado es tiempo de parar, de sacar de la cabeza y del cuerpo todo eso que crees que tienes pendiente y dar tres pasos, por este orden:

1.- Eliminar: Tachar todo aquello que no merezca nuestro tiempo, eso que puede haber estado en pendiente mucho tiempo y vamos dejando porque no merece la pena (de vez en cuando procrastinar – dejar para más adelante – nos puede dar pistas de que no tenemos que hacer nada). Quitarnos la sensación de culpa, porque estamos decidiendo no hacer estas cosas para hacer otras que merecen más la pena.

2.- Delegar: buscar ayuda, personas que nos pueden ayudar con la labor y que además pueden encontrar satisfacción o desarrollo con en ella. No todo lo tenemos que hacer nosotros. El mayor freno a la delegación es la soberbia de pensar que nadie lo va a hacer tan bien como nosotros.

3.- Priorizar: poner por orden de importancia y empezar por lo más importante.

Las consecuencias hacen a las acciones importantes de dos maneras:

• Si lo hago las consecuencias van a ser muy buenas.
• Si no lo hago las consecuencias van a ser muy malas.

Con las prioridades claras es tiempo de ponerse en camino. No hay tiempo para todo y hay que buscarlo y reservarlo para lo importante. El resto de actividades se tendrán que conformar con el hueco que quede.

Aprender a dejar cosas - la vaca

Desde pequeñitos nos han enseñado que cuando empiezas algo tienes que acabarlo, si no logras llegar a la meta es un fracaso. Si además la actividad no tiene meta final no encontramos el momento de dejarla.

Un compañero me dijo al empezar a trabajar “aprovecha este año que nunca vas a estar más liberado que ahora”, he podido comprobar que estaba en lo cierto. Los compromisos tienden a aumentar, asumimos nuevas responsabilidades sin abandonar otras, esperando que el aumento en la eficiencia pueda compensar la creciente carga.

Así es como aumentan también las cosas en casa, entran más cosas de las que salen, más ropa en el armario. El aumento de cosas hace que en un momento dado la casa, el armario, este repleta, a punto de reventar. Exactamente igual que cuando nos llenamos de cosas que hacer, también estamos a punto de reventar y de hecho reventamos más a menudo en forma de mal humor.

Ante la crisis la solución con las cosas en el armario parece evidente, o aumentas capacidad como recomienda IKEA, te compras otro armario, o empiezas a regalar, reciclar o tirar cosas.

Aprovechando la analogía, por qué no solucionar el exceso de responsabilidades, cosas que hacer, de la misma forma:

1. Regalar: quizá sea bueno que tú dejes de hacer y la actividad le pueda venir bien a otra persona. Puedes delegar responsabilidades y ayudar a otros a crecer. No tienes que hacerlo todo, confía en que otros también lo pueden hacer.
2. Reciclar: quizá ya no siga mereciendo la pena hacer de la misma manera, podemos cambiar o podemos aprovechar lo hecho con otros objetivos.
3. Tirar: en ocasiones es bueno dejar de hacer, quizá lo más complicado.

¿Qué es lo que hace que “dejar de hacer” sea tan complicado? Cuando ya hemos invertido esfuerzo en algo, sentimos que si lo dejamos perdemos la inversión, que es un esfuerzo desperdiciado y nos puede influir para seguir.

Si no recoges la mesa con regularidad acaba muy desordenada, lo mismo sucede con la cocina y con el cuarto de juegos. Cuando el desorden supera nuestro nivel de tolerancia normalmente nos decidimos a recoger o a irnos de casa.

Lo mismo sucede con las cosas que hacer, se van acumulando, se van desordenando en nuestra cabeza, hasta que consiguen abrumarnos y cuando estamos hasta arriba decidimos si ordenamos lo que vamos a hacer o decidimos no pensar y al final no hacer nada. Es habitual no hacer nada porque tengo demasiadas cosas que hacer, no sé por dónde empezar y me dedico a lo que no debería estar haciendo.

Si estas abrumado te aconsejo ordenar la cabeza, sacar todo lo que “tienes-quieres” hacer y ponerlo en una lista. Si no da tiempo a hacerlo todo es mejor que escojas lo que no vas a hacer sino escogerán por ti. Aunque de tiempo te recomiendo el sistema ABCDE, empezando por la E.

• Eliminar lo que puedas sacar de la lista, que no merezca la pena.
• Delegar en otros lo que puedas.
• Establecer las prioridades para el resto (ABC): A.- Prioritaria B.- Importante C.- Poca importancia.
• Empieza por las tareas prioritarias.

Para hacer cosas nuevas hay que dejar espacio, abandonar-eliminar cosas que hacías antes. Dejar lo que puedes dejar y no te gusta es fácil, lo difícil es que a veces hay que dejar cosas que te gustan o que crees que te aportan para hacer otras.

Si te gusta comer y vas a un restaurante puede ser que te apetezcan cinco de los primeros platos y siete de los segundos ¿Te comerías esos 12 platos? Seguro que descartas unos cuantos, aunque te apetezcan, si no quieres tener una indigestión comerás un primero y un segundo.

Lo mismo pasa con las actividades, hay que elegir que vas a hacer, aunque te puedan interesar muchas actividades igual el intentarlas todas te produce una indigestión.

Quiero compartir contigo la historia de la vaca

¿Cuál es tu vaca? ¿A qué te aferras que no te deja hacer cosas nuevas?