Cómo avanzar con teletrabajo o "tele-estudio"

Con los colegios cerrados por la pandemia, no así el curso, hemos tenido oportunidad de estar más con nuestros hijos, de acompañarles más en su desarrollo y de observar sus ilusiones, dificultades, emociones, tendencias y un largo etcétera. Y también, de paso, nos hemos podido observar a nosotros mismos.

En muchas cosas los niños nos dan cien vueltas, “son niños, pero no son tontos”. Y las realidades y los modos en los que nos enfrentamos a ellas son parecidos, será que no hemos cambiado tanto desde que somos niños. Dicen que muchas de las actitudes que tenemos de adultos son las que aprendimos de niños, de hecho, nos resulta difícil desaprender para aprender formas nuevas.

Estas semanas muchos hemos estado tele-trabajando mientras los niños tele-estudiaban. Vemos la paja en el ojo ajeno en lugar de ver la viga en el nuestro y hablamos de lo que les cuesta, de que no se ponen y de que cuando se ponen enseguida se cansan.

Formándose en casa. Imagen de Markus Trier en Pixabay 

En mi “tele-trabajo” estas dos semanas he estado como los niños con sus tareas escolares. Me “tocaba” hacer un trabajo que no me gusta, preparar una propuesta de proyecto de investigación y he visto cómo me cuesta, de hecho, me resulta tedioso, no acababa de ponerme y si lo conseguía me suponía esfuerzo mantenerme enfocado.

Me ha ayudado la compañía de dos conceptos para “aprovechar” mejor el tiempo. Conceptos que también ayudan a los niños con las tareas escolares: “tienen” que hacerlas, no les apetece, les cuesta mantenerse enfocados y se sienten la mar de satisfechos cuando las acaban. Nos lo podemos aplicar y podemos acompañar a los más pequeños en:

1. Vencer la barrera de la pereza y empezar.
2. Mantenerse enfocado, continuando hasta alcanzar el objetivo.

El primer paso es vencer la “barrera de la pereza”. Lo que cuesta es ponerse en marcha, vencer la inercia y ponerse en movimiento, ponerse con esa propuesta que no apetece, con esa tarea que no nos motiva. Y aquí sí que viene bien un poco de fuerza de voluntad, pensar que bien cuando acabe que me he quitado el muerto de encima. Cómo hay que hacerlo, cuanto antes mejor.

Y después mantener el foco, centrarte en lo que quieres conseguir y mantenerte ahí. Para esto me encanta la técnica “Pomodoro” de Francisco Cirilo ¿Cuánto tiempo puedes estar concentrado? Él lo cifró en 25 minutos, quizá para algunos es mucho, pues pon 5, 10 o 15 (es lo que he hecho yo con mis hijas cuando jugábamos a estar concentrados con 6 o 7 años).

Ahora ya solo queda el reloj de cuenta atrás, pon los 10 minutos y a mantenerse enfocado durante ese tiempo. Los niños se dan cuenta de si a los 3 minutos ya quieren chalar, levantarte a beber agua o miles de cosas con las que nos auto-interrumpimos.

Esto también vale para padres, nuestras auto-interrupciones o si llega alguien a preguntar algo (el jefe, un hijo…).  En caso de interrupción externa, se puede preguntar si puede esperar 7 minutos, o lo que quede para terminar tu “Pomodoro”, casi seguro que no es tan urgente y podrás trabajar al menos 25 minutos seguidos.

Es increíble cuanto se puede hacer en 10 minutos de concentración, no te digo ya en 25. Y con la práctica puedes mantener el foco más tiempo, aunque no te olvides de descansar, también es importante.

Y un añadido que te puede ayudar, puedes apuntar cuanto tiempo dedicas realmente a eso que tanto te cuesta (puede ser la tarea). Tiempo real y efectivo, no cuenta si estás sentado en la mesa haciendo otra cosa, tiempo con foco, haciendo lo que te has propuesto para ese momento. Si sacas 3 horas efectivas al día estoy convencido que avanzarás ¿te parecen pocas? Prueba, los resultados se multiplican cuando trabajas enfocado.

Si quieres más detalle sobre estos puntos, aquí te dejo estos enlaces:

• No vaya a ser que tanto pensar se te pase la oportunidad,
• Vence la inercia,
• Emplea “Pomodoro” para mantener la concentración.

Perdona que te interrumpa

Me gusta ir a leer y estudiar a la biblioteca, me siento acompañado en lo que hago. Supongo que muchos vamos allí para evitar las interrupciones que podemos tener en casa o en el despacho, por parte de otros o para hacer una visita a la nevera.

En una de esas visitas a la biblioteca me senté frente a una chica de unos 20 años, en las dos horas que yo estuve allí no se levantó de la silla. Toda una mañana de estudio.

Me llamó la atención porque no paró de mirar el móvil en las dos horas. El proceso era algo así:

1. Mira el móvil, sonríe y teclea algo.
2. Deja el móvil.
3. Vuelve a estudiar durante medio minuto.
4. Consulta el móvil, sonríe y vuelve a escribir algo (estamos de nuevo en el punto uno).

Durante las dos horas no pasó de página. Es posible que ella estuviese convencida de que había pasado dos horas estudiando y fuese poco consciente de lo poco productivo de esas dos horas. Sospecho que podía haber sido más beneficioso quedar a tomar un café con el que estuviese en el otro lado de la comunicación. O si iba a estudiar apagar o apartar el móvil de su vista.

Y es que cuando interrumpimos una tarea pagamos un gran precio para retomarla. Si estamos leyendo tenemos que releer los últimos párrafos, lo que sucede con cualquier cosa que estemos haciendo, retomar el hilo tiene su precio. En el caso de esta chica no consiguió ni pasar de página en dos horas (¡igual consiguió otras cosas!). Cualquier tarea se alarga cuando la interrumpimos y la retomamos.

¿Quién era responsable de tanta interrupción? Quizá quien estaba al otro lado de la comunicación tenía su responsabilidad, aunque sin duda alguna cuando alguien nos interrumpe es porque nosotros le dejamos.

Nos dejamos interrumpir porque nos han educado para atender al que llega a hacernos una petición. Es adecuado echar una mano si es que podemos y atender a nuestros compañeros si es necesario. Lo que no está tan claro es que tengamos que perjudicarnos por ello.

Debemos encontrar el equilibrio entre el respeto y la atención a los demás y el respeto por nosotros mismos. Si lo que estamos haciendo es importante (nos lleva a los resultados que perseguimos), si nos interrumpimos nos estamos faltando el respeto a nosotros mismos. Y si permitimos que nos interrumpan con cualquier cosa también nos faltamos al respeto. El nuestra labor encontrar el equilibrio entre la consideración a los demás y nuestra propia consideración. Esta es una de las tareas más difíciles a la hora de gestionar bien el tiempo, nuestra vida.

Foto del banco de tiempo de Segovia

La frase “tienes un minuto” es muy peligrosa, ese minuto fácilmente se puede convertir en media hora. La persona que nos invade quizá no es consciente de que en ese momento necesitamos ese minuto o esa media hora, quizá hasta piensa que nos está haciendo un favor para que nos relajemos.

Decía Jacinto Benavente que mucha buena gente que sería incapaz de robarnos el dinero, nos roba sin escrúpulo alguno el tiempo que necesitamos para ganarlo. Creo que en ocasiones ni siquiera se dan cuenta.

Una buena forma de aumentar la productividad es empezar antes de que el resto llegue. La primera hora de la mañana suele ser muy productiva porque no hay interrupciones. Y si vives en una gran ciudad el madrugar un rato más puede evitar parte de los atascos.

El primer paso es ser consciente de las interrupciones que tienes, tanto las provocadas por otros como las que te auto-provocas, para después poder combatirlas.

Si quieres trabajar con las interrupciones te pueden interesar dos entradas del blog anteriores: la técnica Pomodoro y aprender a decir “NO”

Concentración - Pomodoro

Una de las características de esta época es la falta de concentración, la ausencia del presente, del aquí y ahora. Hay quien tiende más al pasado, a un pasado que recuerda como mejor o a un pasado que recuerda negativamente y que siente le condiciona el presente. Otros tienden más al futuro, a ensoñar, a planificar, a esperar que algo cambie sin hacer nada. Algunos optan por estar en el presente.

Lo único que vivimos es el momento presente y desde este presente construimos nuestro futuro, que depende de nosotros en gran medida, aunque las circunstancias influyen, lo determinante es que hacemos con nuestras circunstancias.

A esta falta de presencia, de concentración, podemos añadir la falta de constancia, el ir cambiando rápidamente de una cosa a otra, la multitarea, saltando de un lugar a otro sin acabar nada.

Recibimos multitud de estímulos que tratan de captar nuestra atención, tenemos múltiples opciones disponibles, para trabajar o para entretenernos. Tenemos tanto que podemos-queremos hacer que en ocasiones nos perdemos por el camino de un sitio a otro sin acabar nada.

Tengo costumbre de ir a las bibliotecas y observar, ver cada cuanto tiempo los que están por ahí se desconcentran, miran el móvil, salen a dar una vuelta, charlan con el de al lado, se entretienen de distintas maneras. Esto pasa entre los jóvenes y no tan jóvenes.

También podemos parar en cualquier cafetería y observar en las conversaciones quién está allí y cuánto tiempo está ahí. Cada cuánto miran al móvil, se les ve perdidos en sus pensamientos. Tan poco habitual es estar con alguien que escuche empáticamente, que se le perciba contigo, que hasta llama la atención.

Y el estar presente es un hábito, y cómo todo hábito se puede entrenar, igual que podemos llevar muchos años entrenando el hábito de no estar presentes, tomando la costumbre de ir a otro lado porque enseguida nos aburrimos, probemos a establecer el hábito de estar presentes. La técnica pomodoro nos puede ayudar.

Francesco Cirillo observo la falta de concentración cuando era estudiatne en las bibliotecas y en sí mismo y se preguntó durante cuánto tiempo podía estar concentrado en algo ¿Cuánto tiempo podría estudiar seguido sin descentrarse?

Pomodoro Technique - foto de Jussi Linkola

Francesco estimo que 25 minutos estarían bien y esto es lo que viene a llamarse “pomodoro”, que es tomate en italiano, recordando los relojes de cocina que nos avisan de cuando el tiempo de cocción ha transcurrido. En este caso debes poner un reloj de cuenta atrás al empezar con la actividad y en cualquier momento te estará indicando cuanto te queda para completar los 25 minutos.

La idea es mantener la concentración en lo que estás haciendo durante esos 25 minutos evitando las interrupciones, tanto externas como internas. Interrupciones externas pueden ser llamadas al móvil, mensajes entrantes, visitas en el despacho y otras tantas. Las internas pueden ser llamadas que hacemos, se nos ocurre algo y vamos a hacerlo, escribimos un correo, nos levantamos (si observamos, las internas suelen ser más habituales que las externas).

El objetivo es hacer cuantos más bloques de 25 minutos mejor. Para que el pomodoro cuente debes conseguir estar los 25 minutos dedicado a la tarea evitando las interrupciones.

Por ejemplo, si aparece alguien por la puerta que quiere hablar contigo y en ese momento te pones a la conversación habrás interrumpido el pomodoro y no contará. En cambio sí te quedan 13 minutos de pomodoro y le dices, te importa que vaya a verte en 13 minutos, casi seguro que puede esperar y tú podrás acabar tu pomodoro. Después aprovechas el descanso tras los 25 minutos y vas a atender a ese compañero, que quizá ya tenga su problema solucionado.

Lo mismo aplica para las interrupciones internas, cuando te acuerdas de que tienes qué buscar algo en internet o mirar que tiempo va a hacer el fin de semana. Lo apuntas en una hoja y sigues con lo que estabas haciendo, cuando acabes el pomodoro puedes decidir dedicarte a ello.

Una vez que acabes los 25 minutos toca descansar, 2 o 3 minutos entre pomodoro y pomodoro (estirarte, respirar…) para volver a la concentración y unos 15-20 minutos cuando hayas acumulado 4 pomodoros. Es importante hacer los descansos, te permitirán estar concentrado esos 25 minutos.

Esta es la técnica resumida según lo explica Francesco Cirillo en su libro “the pomodoro technique” de la que podéis encontrar más detalles en su página web pomodorotechnique. Hay hasta aplicaciones para móvil que permiten planificarse en base a pomodoros.

En cualquier caso la podéis adaptar para vosotros o para los más jóvenes. Con mis hijas hago pomodoros de 15 minutos cuando tienen que hacer tarea y después pueden disfrutar de otros 15 minutos con el ordenador, un trato justo. No ven la tarea como algo interminable, sino que sólo hay que estar 15 minutos, se acabe o no se acabe, después 15 minutos con algo entretenido y otros 15 con tarea, así hasta acabar, lo importante es ir dando pasos.

Con vosotros mismos podéis variar también el tiempo, aumentarlo o reducirlo, si vas avanzando con tiempo siempre llegas.

Si eres bombero igual no te aplica la técnica pomodoro, tu trabajo es atender emergencias. O si tu trabajo es atender al público cuando venga alguien quizá no sea adecuado que le digas si puede esperar 12 minutos. En cualquier caso es muy probable que tengas que hacer algún trabajo para el que necesites concentración y en esos casos esta técnica te puede resultar adecuada.

Me dedico entre otras cosas a formar en gestión del tiempo y la experiencia con la gente que acude a los cursos es que la técnica pomodoro y sus adaptaciones ayudan a acabar cosas que antes no avanzaban.

Te invito esta semana a probar con la técnica “Pomodoro” y a que veas cuántos pomodoros eres capaz de hacer en un día. Puedes empezar con alguna actividad que quizá te cueste como puede ser el inglés o hacer deporte. ¿25 minutos son demasiados? Empieza con menos.