Si no puedes hacerlo todo, elimina y delega

¿Tienes la sensación de que no puedes hacer todo? Quizá, más que una sensación, sea una realidad. Hay ocasiones que no tenemos suficiente tiempo para todo lo que tenemos o queremos hacer.

Podemos probar estrategias que no funcionan en el largo plazo, trabajar demasiado, dormir menos o tratar de ir más rápido, con los errores y repeticiones que ello conlleva.

Solo hay dos caminos para encontrar tu tiempo para lo importante: eliminar y delegar. A ti te corresponde la responsabilidad de decidir qué es lo importante, lo prioritario, lo que pones primero, poniendo otras cosas después.

He escuchado muchas veces la frase “todo es importante”. La importancia es un término relativo, más importante o menos importante que lo demás. Si todo es importante resulta que no hay diferencias, nada tiene mayor importancia, luego igual puedo decir que nada es importante.

“Si todo es prioritario entonces nada es prioritario”

El primer paso es decidir qué se quedará sin hacer. El principio de realidad nos indica que: si no hay tiempo para todo, no se puede hacer todo, aunque nos empeñemos. Es mejor que decidas tú qué es lo que dejas en lugar de que se quede lo más importante sin hacer (a veces hacemos lo poco importante, con la esperanza de dejar tiempo libre, para centrarnos en lo importante, que es lo que finalmente se queda sin hacer, porque es tiempo imaginario nunca llega).

“Elimina lo que no merece la pena (lo menos importante)”

El siguiente paso es delegar. Decidir que es mejor que hagan otros. Vencer la barrera que nos impide delegar, porque pensamos que no lo van a hacer como nosotros (eso es casi seguro, aunque igual lo hacen mejor) o porque no queremos tomarnos la molestia de enseñar.

Delegar puede dar sus frutos inmediatos con una delegación sencilla. La mejor delegación da sus frutos en el largo plazo.

Pondré un ejemplo de andar por casa. Supón que tienes un hijo de tres años, hay que recoger la habitación de juguetes ¿Qué es más fácil, recoger tú o hacer que el niño la recoja (delegar)?

¿Qué es más fácil? ¿Recoger o hacer que recojan?

Si has tenido la experiencia la respuesta es clara, mucho más fácil y rápido recoger tú. Si quieres que tu hijo recoja tendrás que hacerlo con él, si lo dejas solo no va a ser capaz, además de que es probable que se ponga a jugar de nuevo.

Además, no será suficiente recoger con él una vez, tendrás que hacerlo más de una vez. Y cuando lo haga solo, tendrás que ir a supervisar como ha ido, a hacer correcciones.

Con el tiempo, será capaz de hacerlo solo porque le has dado la oportunidad de aprender, de hacer contigo, equivocarse y finalmente ser capaz de hacerlo solo. En el largo plazo ya no tendrás que recoger ni supervisar. Esto es el empoderamiento, el empowerment en inglés, que parece que suena más grandilocuente, desarrollar a las personas.

Lo mismo funciona para que se pongan en el desayuno, se vistan, hagan la cama y un largo etcétera. Inicialmente tienes que acompañar, después el aprendizaje da sus frutos.

“La delegación supone esfuerzo al principio y da sus frutos en el largo plazo”

Lo mismo pasa en el trabajo cuando llega alguien nuevo. Los recién salidos de su formación, cuando empiezan a trabajar, quizá no saben mucho, lo que sí tienen son muchas ganas, mucha energía, ilusión y pasión. Tienen ganas de aprender, ayúdalos y podrás delegar, cometerán equivocaciones, como hemos hecho todos y en no mucho tiempo darán sus frutos. También nos sorprenderán con soluciones nuevas.

No podemos tener prisa, es como la agricultura, con el trigo, si tiramos de la espiga, para que crezca más rápido, solo conseguiremos arrancarla, la maduración, el aprendizaje, tiene sus tiempos.

“Tener paciencia para recoger los frutos de la delegación”

Uno de los problemas de nuestro sistema son los contratos precarios, no dejan el tiempo suficiente de maduración, de aprendizaje, de este modo pierde el trabajador y pierde la empresa, perdemos todos, en competitividad y productividad. Pero este ya es otro tema.

Puedes encontrar otras formas de delegación. Una es la delegación hacia arriba, hacia el jefe. Es beneficioso para él que seamos productivos, a veces dos minutos suyos (por ejemplo, con una llamada) pueden suponer un ahorro de dos horas. En un equipo hay veces que es mejor que lo haga el jefe.

También puedes delegar pagando. En mi caso, pagar a alguien para que me ayude con las labores del hogar siempre ha sido una de las mejores decisiones. Me ha ahorrado tiempo, además de discusiones y conflictos con mi mujer.

Si quieres recuperar tu tiempo para lo importante, elimina y delega.