viernes, 30 de octubre de 2015

El correo, cuanto más corres más te llega

El 78% de 2000 entrevistados asegura sentirse en ocasiones estresado por el correo electrónico, yo soy uno de ellos ¿y tú?

En ocasiones el correo se desborda, bastan unos días sin conectarme para tener cientos de correos. La vuelta de vacaciones al trabajo si no te has conectado, cosa recomendable, puede ser estresante ante ese montón.

Tengo un compañero que a la vuelta de vacaciones aplica una solución drástica, que seguro muchos tildan de irresponsable. Selecciona todos los correos de la bandeja de entrada y los borra sin pensárselo dos veces. Cuando le he preguntado me dice que si es importante ya llamarán. El sistema parece que le funciona, los de alrededor cómo puedo ser yo mismo, ya sabemos que si tenemos algo importante mejor llamar.

Puede que sea porque soy de otra generación o que él ya está cercano a la jubilación, yo no soy capaz de adoptar esta solución tan rápida. Seguro que lleva a tener más llamadas. Lo que si he observado es que ese correo acumulado se gestiona más rápido, muchas cosas ya se han solucionado y contestar un correo detrás de otro es más sencillo.

Gestionar el correo en conjunto, reservar un tiempo para el correo y no ir viéndolo y contestándolo cada vez que llega, es útil para el correo vacacional y también para el correo diario.

Una de las grandes ventajas del correo es que puedes enviarlo aunque quien lo reciba no esté en ese momento ahí (con una llamada de teléfono ocurre lo contrario, si no está no puedes comunicarte). Lo cual quiere decir que el que te envía el correo no espera que contestes inmediatamente según te llega, a no ser que le hayas acostumbrado a ello.

Como el correo puede esperar es una buena medida fijar dos momentos a lo largo del día para mirar el correo y no dejarlo abierto para que vaya entrando. Tiene dos ventajas fundamentales: Los correos se gestionan mejor y más rápido uno detrás de otro y no te interrumpen según van llegando. Tendemos a tenerlo abierto porque de vez en cuando llega un correo que nos gusta, nos agrada, lo que lo convierte en adictivo. Queremos estar siempre al día, con la última noticia, el problema es que se generan demasiadas noticias en un día.

No abras el correo según llegues, ponte primero a hacer lo más importante del día y no dejes que el correo fije tu programa. Si lo abres al llegar lo que ha llegado en el correo ocupa tu tiempo y tu cerebro y puedes olvidar las cosas importantes que habías planificado hacer.

Procesa cada correo una vez: abrir y leer para contestar si es necesario, borrar o almacenar en su carpeta correspondiente. Si decides abrir un correo que sea para gestionarlo hasta el final. Si no resuelves lo tendrás que volver a leer y seguramente lo leerás más de dos veces. Ocupa espacio en tu escritorio, en tu cabeza y tiempo de proceso.

No utilices la bandeja de entrada como almacén, si lo haces acabará desbordada, se quedarán correos olvidados y te estresará sólo con verla. Es como tener un montón de papeles encima del escritorio.

El volumen de correo electrónico crece aproximadamente un 15% anualmente. Puedes hacer un diagnóstico de cómo va tu correo viendo cuántos correos recibes al día, cuántos tienes en la bandeja de entrada (que es como tenerlo sobre la mesa) y cuantos tienes archivados.
Libro de Mike Song para la gestión del correo electrónico
Tres medidas adecuadas para la gestión del correo son las propuestas por Mike Song en el libro “The hamster revolution”, donde nos pinta como hámster en una rueda dónde cuanto más corremos más correo llega:
  1. Reducir el volumen de correo: Cuanto más correos envías más te contestan. Así que sólo envía un correo si es necesario.
  2. Incrementar la calidad del correo: si nuestro correo no está claro nos preguntarán. Dejar claro el asunto, utilizar puntos y decir si hace falta o no respuesta.
  3. Entrenar a los de nuestro alrededor, especialmente a los que más correos nos mandan. Podemos felicitar cuando nos envíen un correo adecuado o regalarles el libro de Mike Song.

De momento, por mi parte, voy a enviar este post a mis amigos y a quienes me escriben correos electrónicos. Suerte con el correo.

jueves, 22 de octubre de 2015

Seguir intentándolo suele tener el premio de conseguirlo

Los obstáculos están para distinguir el que realmente quiere algo del que no quiere (oído de Francisco Alcaide). Un niño se cae de media 4.000 veces antes de aprender a andar y creo que la gran mayoría aprendemos a andar, será que no nos lo pensamos demasiado y lo seguimos intentando.

Nacemos con la cualidad de la perseverancia, con la capacidad de aprender cosas nuevas y avanzar. Con tres o cuatro años (algunos incluso con dos) aprendemos a andar en bici sin ruedines. Puede que lo consigamos más tarde si no lo intentamos lo suficiente o si nos asustamos por alguna mala caída.
Aprendiendo a andar en bici - foto de Mariana Sapriza
Si tenemos muchas ganas aprendemos antes a leer. Mi hermana, un año menor que yo, aprendió a leer el periódico cuando yo ni siquiera era capaz de leer la cartilla, seguro que tenía más interés. Ya era suficientemente mayor cuando decidí que merecía la pena aprender a leer, todavía recuerdo el momento, en el camping de veraneo. Una vez decidida la meta comienzas a andar y el llegar es cuestión de tiempo.

En el colegio estudiábamos que el espacio recorrido es igual a velocidad por tiempo (s = v x t), lo que quiere decir que si vamos avanzando, velocidad positiva, con tiempo, siempre llegamos a cubrir cualquier distancia, es cuestión de perseverar. Como la tortuga del cuento en la carrera con la liebre.

Decía Henry Ford que tanto si crees que puedes como si crees que no puedes estás en lo cierto. Si crees que finalmente conseguirás andar seguirás intentándolo hasta conseguirlo. Si crees que conseguirás acabar la carrera se convertirá en realidad si sigues poniendo de tu parte. No vale sólo con creer hay que hacer para que los sueños se conviertan en realidad.

Edison antes de encontrar la solución que hizo funcionar la bombilla lo intento más de 1.000 veces y cuando un colaborador le pregunto si no se desanimaba a continuar le contesto que ya sabía unas cuantas formas que no funcionaban, ¡ya estaba más cerca de conseguirlo!

¿Eres de los que ven las cosas que pasan, explican lo que ha pasado o de los que hacen que las cosas sucedan?

Si mantienes la ilusión , si crees y te esfuerzas verás nuevas oportunidades, encontrarás amigos que te ayuden, como el niño de este vídeo encuentra ayuda cuando decide quitar un árbol del camino.

jueves, 15 de octubre de 2015

Volver a la esencia para disfrutar la vida

Cuándo me encuentro desbordado, abrumado, amontonado me gusta volver a la playa de los molinos en Fuerteventura, un lugar paradisiaco, especialmente por su gente, dónde me vuelvo a encontrar con lo importante.

Como vivo a más de 2.000 kilómetros esa vuelta es en la mayoría de los casos imaginaria. Podemos viajar con la imaginación siempre que nos lo propongamos.

Soñando vuelvo al verano de 1996 cuando era un esforzado estudiante de ingeniería, que acababa de dejar una beca de trabajo en Hewllet Packard en Madrid y otra como alumno colaborador de economía entre otras cosas. Metido en la vorágine con la que la sociedad nos envuelve, especialmente en las grandes ciudades, abrumados por todas las cosas que tenemos que hacer para asegurar el futuro.
Playa de los molinos en Fuerteventura - foto de enjoyfuerteventura.net
De ese correr fui unos días a Fuerteventura y acabe quedándome en la playa de los molinos. Sin televisión, sin teléfono, casi sin electricidad, salvo por un generador que entre los pocos que allí viven encendían unas horas.

En ese vivo recuerdo estoy sentado con Orlando, un majorero de pura cepa, en las rocas cercanas a la playa, charlando sin propósito, pasando el rato entre la brisa y el suave sol, contemplando las olas. Orlando es un maestro de vivir el presente, una persona amarilla de las que habla Albert Espinosa, de esas que pasan por tu vida y la transforman, te hacen ver las cosas de otra forma.

La vida es más sencilla de como la vivimos en automático, dejándonos llevar y creo que en la sencillez está el disfrute de la vida plena. Necesitamos muy poco: algo de comer, de beber y dónde cobijarnos (más sencillo en Canarias que en el Burgos, dónde hace más frío). Las demás necesidades nos las inventamos.

En los molinos una vida sencilla de pescar para comer, vender el excedente a Pon, donde los locales y algunos afortunados turistas-visitantes pueden disfrutar del pescado recién sacado del mar. Esas ocupaciones dejan tiempo para disfrutar de las personas, de las conversaciones, del silencio, del sonido de las olas.

La vida tiene sus ciclos y si no seleccionamos de vez en cuando que hacer acaba llena de actividades, cómo los trasteros acaban llenos de cosas viejas si no los vaciamos de vez en cuando. Por eso es bueno parar de vez en cuando y si lo estás dudando te recomiendo repasar el post “tiempo para parar

Vivimos como si fuésemos inmortales. Tanto pensar en el futuro se nos olvida pensar en el presente; viviendo el futuro dejamos de vivir el presente. Como ejemplo nos puede pasar que preocupados y ocupados en el futuro de nuestra familia podemos perder esa familia por no ocuparnos de su presente.

Si estás abrumado es momento de parar, de pensar qué es lo importante, porque si no reservas tiempo para lo importante lo importante te acabará dejando a ti (para eso hay que dejar lo menos importante). Qué tanto correr no se te olvide vivir, aquí y ahora. Pensar en los molinos me recuerda las cosas importantes, la importancia de las personas.

El otoño es momento de soltar, dejar caer las hojas que nos sobran como les sobran a los árboles, dejar cosas para que otras puedan brotar con más fuerza en primavera. Menos es más, tener menos es ser más. Como la playa de los molinos cambia su arena dorada por arena negra en otoño.

jueves, 8 de octubre de 2015

Confiar para avanzar

La confianza es la base de las relaciones, hace que las decisiones sean más rápidas y facilita la comunicación. La ausencia de confianza dificulta cualquier avance, oculta información, genera rivalidad e intrigas.

Stephen M.R. Covey hijo del famoso Covey por el libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” profundiza en la importancia de la confianza en su libro “La velocidad de la confianza”. Dos libros que recomiendo leer. Sobre los 7 hábitos ya escribí un post; en este abordaremos la importancia de la confianza, tanto con nosotros mismos como con los demás, recogiendo las principales ideas del libro “la velocidad de la confianza”.

Según Covey la confianza se basa en cuatro pilares:
  1. Integridad: Hacer lo que dices. Esta integridad se apoya en la coherencia entre lo que piensas, sientes, dices y haces.
  2. Intención: tener buenas intenciones (sin intenciones ocultas). Decía Gandhi que si hay duda sobre las motivaciones de una persona todo lo que hace queda contaminado.
  3. Competencia: Saber hacer sobre el tema encomendado. Seguramente no dejarías la gestión de la empresa a quien no supiese sumar, aunque tenga muy buenas intenciones. Como no dejarías al cuidado de tus hijos a quien no considerases competente.
  4. Resultados: Los resultados obtenidos previamente suponen una garantía de que esos resultados se pueden volver a obtener.
Son estos cuatro pilares los que debemos desarrollar para generar confianza en nosotros mismos y de los demás hacia nosotros.
Para escalar debes confiar en quien te sustenta
Foto de Edu-im en Flickr - Rapel
La confianza generada aporta dos resultados inmediatos:
  • Aumenta la rapidez con la que conseguimos los resultados: las comunicaciones son más fluidas, el llamado voto de confianza puede hacer que nos permitan nuevas iniciativas.
  • Disminuye los costes, es necesaria menos supervisión, no nos alargamos en negociaciones interminables. Si no hay confianza pagamos el impuesto: redundancias (por si acaso), burocracia y ejercicio de la política, además de penalizar la colaboración, la lealtad y la innovación.
La confianza suele ser un camino recíproco, para que confíen en ti debes confiar en los demás y si no confías en los demás lo normal es que los demás no confíen en ti. Debemos buscar el equilibrio entre ser desconfiados y ser ingenuamente confiados. Un buen consejo puede ser confianza condicionada para quienes acabamos de conocer y confianza en abundancia para quienes se la han ganado.

Si no confías debes contrastar lo que te cuentan. En una organización en la que falta confianza habrá muchas conversaciones de pasillo, se generarán guerras internas, habrá reuniones antes y después de las reuniones oficiales, en las reuniones oficiales no se tratarán con sinceridad los problemas reales y habrá que estar a interpretar lo que se dice.

La falta de confianza lleva a tener que estar pendiente de todos los detalles, si no confías en tus colaboradores supervisarás todo lo que hacen (micromanagement) lo que impedirá que se desarrollen y que te ayuden a conseguir los resultados con todo su potencial.

La confianza se va construyendo aunque basta un momento para destruirla, recuperar la confianza cuando se ha perdido suele ser más difícil que construirla inicialmente, aunque no es imposible de recuperar.