El correo, cuanto más corres más te llega

El 78% de 2000 entrevistados asegura sentirse en ocasiones estresado por el correo electrónico, yo soy uno de ellos ¿y tú?

En ocasiones el correo se desborda, bastan unos días sin conectarme para tener cientos de correos. La vuelta de vacaciones al trabajo si no te has conectado, cosa recomendable, puede ser estresante ante ese montón.

Tengo un compañero que a la vuelta de vacaciones aplica una solución drástica, que seguro muchos tildan de irresponsable. Selecciona todos los correos de la bandeja de entrada y los borra sin pensárselo dos veces. Cuando le he preguntado me dice que si es importante ya llamarán. El sistema parece que le funciona, los de alrededor cómo puedo ser yo mismo, ya sabemos que si tenemos algo importante mejor llamar.

Puede que sea porque soy de otra generación o que él ya está cercano a la jubilación, yo no soy capaz de adoptar esta solución tan rápida. Seguro que lleva a tener más llamadas. Lo que si he observado es que ese correo acumulado se gestiona más rápido, muchas cosas ya se han solucionado y contestar un correo detrás de otro es más sencillo.

Gestionar el correo en conjunto, reservar un tiempo para el correo y no ir viéndolo y contestándolo cada vez que llega, es útil para el correo vacacional y también para el correo diario.

Una de las grandes ventajas del correo es que puedes enviarlo aunque quien lo reciba no esté en ese momento ahí (con una llamada de teléfono ocurre lo contrario, si no está no puedes comunicarte). Lo cual quiere decir que el que te envía el correo no espera que contestes inmediatamente según te llega, a no ser que le hayas acostumbrado a ello.

Como el correo puede esperar es una buena medida fijar dos momentos a lo largo del día para mirar el correo y no dejarlo abierto para que vaya entrando. Tiene dos ventajas fundamentales: Los correos se gestionan mejor y más rápido uno detrás de otro y no te interrumpen según van llegando. Tendemos a tenerlo abierto porque de vez en cuando llega un correo que nos gusta, nos agrada, lo que lo convierte en adictivo. Queremos estar siempre al día, con la última noticia, el problema es que se generan demasiadas noticias en un día.

No abras el correo según llegues, ponte primero a hacer lo más importante del día y no dejes que el correo fije tu programa. Si lo abres al llegar lo que ha llegado en el correo ocupa tu tiempo y tu cerebro y puedes olvidar las cosas importantes que habías planificado hacer.

Procesa cada correo una vez: abrir y leer para contestar si es necesario, borrar o almacenar en su carpeta correspondiente. Si decides abrir un correo que sea para gestionarlo hasta el final. Si no resuelves lo tendrás que volver a leer y seguramente lo leerás más de dos veces. Ocupa espacio en tu escritorio, en tu cabeza y tiempo de proceso.

No utilices la bandeja de entrada como almacén, si lo haces acabará desbordada, se quedarán correos olvidados y te estresará sólo con verla. Es como tener un montón de papeles encima del escritorio.

El volumen de correo electrónico crece aproximadamente un 15% anualmente. Puedes hacer un diagnóstico de cómo va tu correo viendo cuántos correos recibes al día, cuántos tienes en la bandeja de entrada (que es como tenerlo sobre la mesa) y cuantos tienes archivados.

Libro de Mike Song para la gestión del correo electrónico

Tres medidas adecuadas para la gestión del correo son las propuestas por Mike Song en el libro “The hamster revolution”, donde nos pinta como hámster en una rueda dónde cuanto más corremos más correo llega:

1. Reducir el volumen de correo: Cuanto más correos envías más te contestan. Así que sólo envía un correo si es necesario.
2. Incrementar la calidad del correo: si nuestro correo no está claro nos preguntarán. Dejar claro el asunto, utilizar puntos y decir si hace falta o no respuesta.
3. Entrenar a los de nuestro alrededor, especialmente a los que más correos nos mandan. Podemos felicitar cuando nos envíen un correo adecuado o regalarles el libro de Mike Song.

De momento, por mi parte, voy a enviar este post a mis amigos y a quienes me escriben correos electrónicos. Suerte con el correo.