Tanto que hacer nos bloqueamos y no hacemos nada

A veces tenemos tanto que hacer que no sabemos por dónde empezar, nos bloqueamos y no hacemos nada. El estrés se apodera de nosotros y nos paraliza, nos amontonamos y vamos saltando de una actividad a otra sin terminar nada.

Dale Carnegie escribió en 1944 el libro “Cómo suprimir las preocupaciones y disfrutar de la vida” y sus consejos son de plena actualidad. En esta ocasión quiero compartir uno de sus principios.

Los trasteros suelen estar llenos, según la ley de Parkinson las cosas que guardar crecen hasta llenar el espacio disponible: en trasteros, en armarios, en cajones. Con tantas cosas después cuesta encontrar lo que necesitamos revuelto entre tantas cosas que ya no usamos, por eso es bueno hacer limpieza entre vez y cuando.

Lo mismo ocurre con las cosas que hacer, según la misma ley de Parkinson, las tareas crecen hasta llenar el tiempo disponible, o en una variante, el tiempo que lleva una tarea crece hasta llenar el tiempo disponible.

Estrés de Gabri Solera

Como los granos en un reloj de arena vamos acumulando proyectos pendientes para hoy, para la semana, para este mes, otras que acabar en el trimestre, algunos de ellos compuestos de múltiples tareas. Y cuando nos encontramos al límite cualquier gota desborda nuestra capacidad y el estrés aparece. En ese momento nos volvemos más huraños, nos enfadamos con facilidad, nuestra eficacia decrece, entre otras cosas. Es hora de poner orden.

Uno de los consejos en este caso es vivir en compartimentos estancos, al día de hoy. Lo del mes que viene tocará al mes que viene, lo del año que viene tampoco toca hoy. Podemos hacer el esfuerzo por un día, dedicarnos a lo que vamos a hacer hoy y dejar de preocuparnos por lo que tocará la semana que viene. No preocuparse por los 10 kilómetros que tenemos por delante, ocuparnos en el siguiente paso.

“La manera de prepararnos para lo que vendrá es hacer lo mejor que podamos lo que toca hoy (lo mejor que podamos y no más)”

Podemos hacer nuestro trabajo, por duro que sea, al menos por un día. Podemos tener paciencia al menos hasta que se ponga el sol.

En ocasiones nos preocuparnos más de lo que nos ocupamos. Nos podemos preocupar del hambre y las guerras en el mundo, perdernos en conversaciones o discusiones, olvidando al que tenemos al lado, ver si tiene hambre o necesita un abrazo en el que nos podemos ocupar.

Os dejo la plegaria de la serenidad atribuida al doctor Reinhold Niebuhr:

“Concédeme, Dios mío, la serenidad para aceptar las cosas que no puedo cambiar. El valor para cambiar lo que cambiar pueda. Y la sabiduría para discernir la diferencia”

La celebración de un éxito es el combustible para los siguientes.

Son muchos los que viven en la felicidad derivada, esa que tendrán cuando acaben de pagar la casa, cuando se casen, cuando tengan niños o cuando acabe este proyecto, este examen o cuando por fin tenga el título.

Y cuando llegan a esa meta ansiada, se cumple el objetivo, no se paran a saborearlo un momento, enseguida están pensando en lo siguiente. Si han pagado la casa en una casa más grande, se casan y piensan en tener hijos, cuando los tienen en que crezcan y así hasta el infinito, corriendo tras esa felicidad que parece que se escapa. Como el conejo corriendo detrás de la zanahoria que cuando va a llegar le ponen más lejos.

Un compañero contaba como en la empresa tenían costumbre de salir a celebrarlo y cenar con el equipo cada vez que se acababa un proyecto. En una ocasión, con prisa y nuevos proyectos entrando, dejaron de celebrarlo y cómo los hábitos, igual que se adquieren se pierden, dejaron pasar esas ocasiones.

La semana pasada acabaron un proyecto y propuso salir a celebrarlo en equipo. El primer paso para recuperar un buen hábito, empezar. Esa cena supuso un chute de energía para todos, un momento de encuentro, de contar anécdotas, de acercar posturas, de reconocimiento. Celebrar en equipo es el aceite que engrasa el funcionamiento futuro.

Estamos en un mundo hostil al descanso, no nos lo permitimos ni cuando lo necesitamos, vivimos en una aceleración continua. Y en muchas ocasiones, cuando el trabajo ha sido intenso, el reto era ambicioso, nos sentíamos retados y motivados, llegamos cansados, exhaustos, con necesidad de parar. Permitirnos parar y disfrutar del logro nos permite recargar las pilas, recuperar energía y enfrentar los nuevos desafíos con renovadas ganas.

Y el disfrute no sólo está en lograr el objetivo, que en ocasiones no alcanzamos, como los que este año querían alcanzar la cima del Everest y no ha podido ser, tragedias mayores se han impuesto. Tenemos que aprender a disfrutar del camino, la felicidad la llevamos en nosotros, en lo que somos y en cómo vivimos cada instante.

Celebra tus logros y los de los demás

La celebración de cada pequeño éxito, de cada paso, nos lleva a dar el siguiente, nos anima. El ánima que significa en latín el alma, nos infunde espíritu para seguir. Cualquier gran caminata comienza con un primer paso. Cada paso nos acerca más al destino. Grandes celebraciones para los grandes éxitos y pequeñas celebraciones para los más modestos.

Me encantan esos profesores que se fijan en cada pequeño progreso, en cada aspecto positivo, para felicitar, celebrar con los chavales el logro, resaltar lo positivo y animarles a seguir. Lo mismo esos líderes de equipo que celebran cada avance y aprendizaje de alguno de sus miembros.

La celebración de un éxito es el combustible para los siguientes. Incluso la celebración de un fracaso si es que el fracaso mereció la pena (de fracaso en fracaso hasta el éxito final). Celebra tus logros, celebra con el equipo los logros colectivos y celebra los logros de quienes te rodean.

El correo, cuanto más corres más te llega

El 78% de 2000 entrevistados asegura sentirse en ocasiones estresado por el correo electrónico, yo soy uno de ellos ¿y tú?

En ocasiones el correo se desborda, bastan unos días sin conectarme para tener cientos de correos. La vuelta de vacaciones al trabajo si no te has conectado, cosa recomendable, puede ser estresante ante ese montón.

Tengo un compañero que a la vuelta de vacaciones aplica una solución drástica, que seguro muchos tildan de irresponsable. Selecciona todos los correos de la bandeja de entrada y los borra sin pensárselo dos veces. Cuando le he preguntado me dice que si es importante ya llamarán. El sistema parece que le funciona, los de alrededor cómo puedo ser yo mismo, ya sabemos que si tenemos algo importante mejor llamar.

Puede que sea porque soy de otra generación o que él ya está cercano a la jubilación, yo no soy capaz de adoptar esta solución tan rápida. Seguro que lleva a tener más llamadas. Lo que si he observado es que ese correo acumulado se gestiona más rápido, muchas cosas ya se han solucionado y contestar un correo detrás de otro es más sencillo.

Gestionar el correo en conjunto, reservar un tiempo para el correo y no ir viéndolo y contestándolo cada vez que llega, es útil para el correo vacacional y también para el correo diario.

Una de las grandes ventajas del correo es que puedes enviarlo aunque quien lo reciba no esté en ese momento ahí (con una llamada de teléfono ocurre lo contrario, si no está no puedes comunicarte). Lo cual quiere decir que el que te envía el correo no espera que contestes inmediatamente según te llega, a no ser que le hayas acostumbrado a ello.

Como el correo puede esperar es una buena medida fijar dos momentos a lo largo del día para mirar el correo y no dejarlo abierto para que vaya entrando. Tiene dos ventajas fundamentales: Los correos se gestionan mejor y más rápido uno detrás de otro y no te interrumpen según van llegando. Tendemos a tenerlo abierto porque de vez en cuando llega un correo que nos gusta, nos agrada, lo que lo convierte en adictivo. Queremos estar siempre al día, con la última noticia, el problema es que se generan demasiadas noticias en un día.

No abras el correo según llegues, ponte primero a hacer lo más importante del día y no dejes que el correo fije tu programa. Si lo abres al llegar lo que ha llegado en el correo ocupa tu tiempo y tu cerebro y puedes olvidar las cosas importantes que habías planificado hacer.

Procesa cada correo una vez: abrir y leer para contestar si es necesario, borrar o almacenar en su carpeta correspondiente. Si decides abrir un correo que sea para gestionarlo hasta el final. Si no resuelves lo tendrás que volver a leer y seguramente lo leerás más de dos veces. Ocupa espacio en tu escritorio, en tu cabeza y tiempo de proceso.

No utilices la bandeja de entrada como almacén, si lo haces acabará desbordada, se quedarán correos olvidados y te estresará sólo con verla. Es como tener un montón de papeles encima del escritorio.

El volumen de correo electrónico crece aproximadamente un 15% anualmente. Puedes hacer un diagnóstico de cómo va tu correo viendo cuántos correos recibes al día, cuántos tienes en la bandeja de entrada (que es como tenerlo sobre la mesa) y cuantos tienes archivados.

Libro de Mike Song para la gestión del correo electrónico

Tres medidas adecuadas para la gestión del correo son las propuestas por Mike Song en el libro “The hamster revolution”, donde nos pinta como hámster en una rueda dónde cuanto más corremos más correo llega:

1. Reducir el volumen de correo: Cuanto más correos envías más te contestan. Así que sólo envía un correo si es necesario.
2. Incrementar la calidad del correo: si nuestro correo no está claro nos preguntarán. Dejar claro el asunto, utilizar puntos y decir si hace falta o no respuesta.
3. Entrenar a los de nuestro alrededor, especialmente a los que más correos nos mandan. Podemos felicitar cuando nos envíen un correo adecuado o regalarles el libro de Mike Song.

De momento, por mi parte, voy a enviar este post a mis amigos y a quienes me escriben correos electrónicos. Suerte con el correo.