Vencer la burrocracia (burocracia). Hacer lo que hay que hacer

A veces me quedo atascado con la burocracia. Quizá deberíamos decir burro-cracia. Procedimientos administrativos que se eternizan, que dificultan el avance y que parecen no tener sentido. Pondré un ejemplo.

Como un burro (burrocracia) - haciendo que los papeles avancen

Soy profesor universitario y para poder ir a un congreso, teniendo ya el presupuesto para ello, me lleva unas seis u ocho horas. Sería largo de explicar, como resumen, tengo que seguir un procedimiento administrativo (te puedes saltar los cinco siguientes párrafos, como todo procedimiento que se precie, es largo y farragoso, eso que ya tengo experiencia).

Lo primero, tengo que conseguir las firmas que autorizan mi desplazamiento (lo que supone varios correos). Lo que supone que tenga que firmar: el responsable del departamento; alguien de investigación que comprueba si los códigos están bien puestos y el vicerrector correspondiente, para lo que tiene que pasar por su secretaría (si no es el mismísimo rector).

Una vez conseguido esto, si hay que dormir algún día fuera, hay que seguir el procedimiento para viajes. En el caso de mi Universidad, solicitar presupuesto al Corte Inglés (que suele resultar caro), enviando la autorización anterior. Cuando el coste supera el máximo preautorizado, lo que casi siempre sucede, hay que rellenar un nuevo formato, solicitando autorización para el exceso de gasto al vicerrector (no siempre es fácil encontrar el formato) y enviarlo nuevamente al vicerrector, para que lo autorice. Cuando lo ha autorizado (de momento siempre ha sido así, será que soy razonable), escribes de nuevo al Corte Inglés para que te reserve alojamiento, con suerte el precio se mantiene y ya tienes donde dormir. Lo he contado en sencillo, porque el proceso puede suponer varios correos a la agencia de viajes del Corte Inglés. Además, ¡Ay de ti si el precio ha aumentado! Vuelve a la casilla anterior a pedir nueva autorización.

También hay que inscribirse en el congreso correspondiente y pagar. Si no está dado de alta como proveedor de la Universidad, previo al pago, deben rellenar el formato de alta de proveedores, certificando que son los titulares de la cuenta, enviándolo al servicio de Contabilidad de la Universidad. Así que eso te supone unos cuantos correos más.

Posteriormente, la unidad de investigación, a la que tienes que decir que ya están de alta, puede proceder al pago. Para eso tienes que rellenar otro documento, otra vez con tu nombre, apellidos, proyecto al que se va a cargar (que ya lo habías puesto en la autorización al vicerrector…) y más datos, diciendo que paguen y que te comprometes a entregar después la factura a nombre de la Universidad, firmarlo. Con suerte, si el que tiene que pagar, no tiene el día libre, se pagará y te enterarás.

Este es el procedimiento simple, se puede complicar si resulta que el congreso está al final del plazo en el que acaba el proyecto donde se va a cargar, lo que lo complica más, pero eso lo dejamos para los entendidos.

Una vez superado el procedimiento puedes ir al congreso. Una vez superada la burocracia (burrocracia) puedes hacer lo que aporta valor.

El procedimiento es claro, se puede entender, aunque es largo. Muchas veces la pereza hace que te resistas, hasta te cabreas… El único perjudicado eres tú mismo, más vale tomárselo con filosofía, hacer lo que tienes que hacer para saltar ese obstáculo y seguir avanzando.

Hacer lo que tienes que hacer para llegar a donde quieres llegar. En este caso a un congreso. A veces no apetece, no ves que aporte valor, pero es necesario si quieres llegar. Son pasos que hay que dar. Es como conseguir la licencia para empezar a construir, sin ella no es posible o te van a tirar lo construido.

La metáfora de sacar la pelota de tu tejado me sirve para estos procedimientos. A cada paso, la pelota vuelve a tu tejado, cuando ya has dado el primero, debes dar el segundo y mandarlo al siguiente paso. En cada uno te enfrentas a la pereza, porque una vez dedicada media hora, toca esperar hasta dar el siguiente paso, que cuando toca, cuesta más porque has tenido que parar.

Algunos abandonan antes de llegar al final del procedimiento. Si abandonas, has perdido todos los pasos previos. Dejar las cosas a medio terminar es peor incluso que nunca empezar, se queda a medias y además duele por el esfuerzo puesto en ello (lo hecho a medias queda como un recordatorio de lo no terminado).

Esperemos entre todos mejorar los procedimientos, hacerlos más fáciles para todos, también para los administrativos, que son los guardianes de las vallas que impiden que el tema avance. Son la principal víctima del sistema, los que dan la cara cuando el procedimiento no funciona, ante los sufridos administrados.

En lugar de solo quejarme y patalear, voy a hacer una propuesta de mejora al procedimiento, quizá hasta me hagan caso y ahorre un montón de tiempo a administración, administrativos y administrados, nunca se sabe.

La importancia de los comienzos

Esta mañana al levantarme tenía muy claro que es lo que quería hacer. Aun teniéndolo claro, a veces me despisto. He encendido el móvil, he pasado por el Whatsapp y sin darme cuenta estaba jugando, no he podido resistir el impulso.

Bueno, “serán cinco minutos” me he dicho. Es increíble la capacidad de autoengaño que tengo, supongo que todos tenemos. Me he enganchado con un juego bastante simple, que hasta me da vergüenza y ha pasado una hora y cuarto.

Después me he entretenido con otras cosas, al fin y al cabo, es domingo. Para cuando he puesto conciencia, había pasado bastante más tiempo. No pasa nada, siento una pequeña sensación de culpa, me digo “¡Otra vez!” y puedo hasta enfadarme un poco conmigo mismo. Nada de esto ayuda, lo que quería que estuviese hecho no se ha hecho solo ¡Vaya sorpresa! Las cosas avanzan si las dedicamos tiempo.

Afortunadamente, me he recuperado y ahora estoy escribiendo este post. Aunque debería estar revisando un artículo, que me cuesta más, y después escribir el post. Creo que esto me ayudará a coger impulso y continuar. Otra forma de autoengaño, siento que hago algo que tengo que hacer evitando lo importante, que me cuesta. Al menos no sigo entretenido con el móvil, un gran ladrón de tiempo.

Es clave como empezamos el día, la jornada de trabajo, la semana o el curso. Si nos despistamos al empezar podemos tardar en recuperar la concentración y la dedicación a aquello en lo que queremos avanzar.

Tener claro que queremos hacer y conseguir, aunque no siempre esto es suficiente. Mantener la atención, darnos cuenta si nos desviamos. Poder recuperar el foco en lo que queremos hacer y empezar.

Si lo posponemos, si nos resistimos, es posible que después sea más difícil ponernos. La resistencia va creciendo hasta que nos ponemos y una vez que nos ponemos la resistencia disminuye y es más fácil continuar.

“Si vences la resistencia inicial después todo es más fácil”

Superar la barrera de la pereza, especialmente al comenzar el día, la semana, el año o el curso. La primera ley de la inercia dice que “un cuerpo en reposo permanecerá en reposo a no ser que se le aplique una fuerza”, no nos pondremos en marcha a no ser que venzamos la inercia inicial (la pereza). Una vez en marcha es solo continuar, también la primera ley dice que un cuerpo en movimiento sigue ese mismo movimiento a no ser que se le aplique una fuerza.

Hay caminos que nos llevan a buenos sitios, aunque cueste recorrerlos. Normalmente sabemos cuales son los caminos, sabemos como conseguir los resultados que queremos, que debemos hacer, aunque a veces cueste.

Si empiezas es posible que acabes e incluso que generes buenos hábitos. Te invito a reflexionar sobre ¿Cuál es un buen comienzo para tu día? ¿Cuál es un buen comienzo para la vuelta de vacaciones?

Con un buen comienzo el resto del día es más fácil. Cada día es un nuevo comienzo. Momento de parar y dejarse sentir que comienzo nos va bien, cómo me gustaría empezar el día y qué es lo que me va a sentar bien haber hecho al final del día.

El camino importa más que la meta

Esta semana son las fiestas del pueblo. Semana de disfrute, actividad y encuentro. Dentro del programa de fiestas hay una carrera popular, más bien, varias carreras con diferentes categorías.

Mi hijo Juan no es muy competitivo, no le preocupa ganar y le encanta participar. Disfrutar de ser parte y de hacer el camino ¡Qué gran lección que muchas veces olvidamos! Se apuntó a la carrera con los de su edad, una carrera de tres vueltas.

En la primera vuelta me sorprendió, pasó con el grupo de cabeza. Me sorprendió porque no suele correr, no tiene práctica. En la segunda vuelta pasaron el resto y el no llegaba, al rato cuando llego venía andando, con todo el público animándolo, le había dado un tirón, además de que estaba desfondado.

El iba muy contento, charlando con Gonzalo de la organización, que era quien cerraba la carrera, con la bicicleta, para saber por dónde iba el último. Juan, un rato después, hizo otro tramo corriendo.

Finalmente llegó, estaba muy contento con el logro, llegar es importante. Como dice la DGT, lo importante es llegar. Además, llegó tercero, y cómo el mismo dice, llego tercero y andando. En la foto está subido en el podio, junto a su primo Mateo, que ganó la carrera, todos bien contentos.

Podio de la carrera - 23 de agosto de 2023

Me hace recordar a mi abuelo Eusebio, que siempre contaba que había llegado segundo en una carrera, todo orgulloso, para después añadir que habían sido dos los que habían corrido.

A veces, tan obsesionados con la meta, nos olvidamos de disfrutar del camino. Hacer lo que nos gusta ya tiene su recompensa. Al conseguir algo, a veces, nos damos cuenta de que no era para tanto, que no cambia nada. Está bien tener retos, a mí me gusta tener un objetivo, me motiva, lo peligroso es que se nos olvide la importancia del camino.

Equilibrar el futuro con el presente, lo que vendrá con lo que hacemos ahora. Demasiado futuro hace que nos perdamos el presente. Y cuando llegue ese futuro siempre pensaremos más allá, así que cuando el futuro sea presente, también nos olvidaremos de él.

Una vez hecho el camino, en la meta, disfrutemos del logro, del esfuerzo, sin necesidad de compararnos con el que está al lado y ha llegado antes. Si el camino mereció la pena podemos celebrarlo ¿Qué camino quieres recorrer? ¿Qué cosas disfrutas en si mismas? Un camino que disfrutas es más fácil que de fruto, el esfuerzo se hace con más gusto. Hacer lo que contribuye, disfrutas y se te da bien.