Entretenido entre una cosa y la siguiente

Jorge me dice que le cuesta cambiar de estado. Por las mañanas le cuesta levantarse y por las noches le cuesta irse a la cama. Adela me contaba que la cuesta el cambio, cerrar un tema para ponerse con el siguiente. Hay veces que se entretiene más de la cuenta con lo que tiene entre manos, posponiendo lo que sigue.

Por mi parte, hay veces que acabo una cosa y para cuando me quiero poner con la siguiente pasa media hora. Tiempo de cambio, tiempo para cambiar de una actividad a otra.

Raquel comentaba que no la molestaban demasiado las interrupciones porque era capaz de volver rápidamente a concentrarse en lo que tenía entre manos. A otros puede llevarles 15 minutos volver al punto en el que estaban tras una interrupción de 2 minutos. En este caso el tiempo de recuperación nos perjudica bastante más que la interrupción.

Es bastante común tener dificultades para empezar algo nuevo después de terminar una tarea o tardar en recuperarse de una interrupción.

Cambiar de tarea supone parar para volver a ponerse en marcha. Al parar nos podemos distraer con cualquier cosa, especialmente si no tenemos claro lo que vamos a hacer a continuación. No tener claro el siguiente paso puede generar indecisión.

Cambiar de tarea puede ser difícil para algunos debido a la resistencia al cambio, la indecisión y la distracción.

Tener claro el objetivo nos ayuda a recomenzar con lo siguiente una vez que cerramos algo. Aunque a veces no es suficiente. Tener caso el siguiente paso, la siguiente acción concreta, puede ayudarnos a ponernos en marcha.

Escribir la primera línea puede ser el disparador para hacer el informe. Lo mismo que ponerse las zapatillas y salir a la calle es la primera acción para ir a correr. Así que, si sientes que te atascas entre dos acciones, prueba a tener claro la siguiente pequeña acción concreta que comienza la siguiente tarea, dar el primer paso ayuda a dar los siguientes.

No te quedes enganchado en los descansos. En tiempos de estudiante, descansaba entre una asignatura y otra, entre un tema y otro. A veces los descansos eran demasiado largos, tan largos que no quedaba tiempo para ponerse.

Si no empiezas no acabas. Cuanto más tardes en ponerte, más tardarás en terminar. En ocasiones empezar es lo más difícil. Cuidado no te suponga media hora empezar a hacer algo que te lleva cinco minutos.

Para superar el tiempo de transición que se extiende, es útil establecer rutinas, planificar con anticipación y dividir las tareas en pasos más pequeños y manejables. Puede ayudar a iniciar nuevas tareas, incluso cuando no te sientas completamente motivado.

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No cuenta lo que empiezas, cuenta lo que acabas

Te ha pasado alguna vez que te has pasado toda una mañana haciendo sin parar, a toda velocidad, y al acabar te da la sensación de que no has hecho nada, aunque no has parado de hacer, cambiando de una cosa a otra y dejando un montón de cosas a medias.

Cuantas veces no encontramos el tiempo suficiente porque tenemos demasiadas cosas que hacer y al final no acabamos nada, que es lo mismo que decir que no hacemos nada.

Y al ir cambiando de actividad, siempre haciendo, nos agotamos. Es cómo empezar un pozo, para encontrar agua, sabiendo que el agua está a tres metros, y antes de llegar al segundo metro estamos cavando otro, con un propósito parecido y así vamos saltando de un pozo a otro, todo el día cavando, sin encontrar agua, porque no hemos cavado los tres metros en ninguno de los pozos empezados.

Cavando pozos sin parar y sin acabar ninguno - dibujo de Sofía Fontaneda

Tenemos la conciencia tranquila, porque hemos trabajado, hemos estado haciendo, en la cultura del hacer, estamos de acuerdo con lo que se nos demanda, no estar parados. Cuanto mejor si de vez en cuando nos parásemos a pensar: “¿para qué estoy haciendo esto?” o “¿Por qué es importante acabarlo?”

Se habla de la multitarea, de hacer varias cosas a la vez, simultáneamente. Aunque podemos pensar que es más efectivo, en muchos casos disminuyen nuestros resultados o estos desaparecen. Es como estar escuchando a alguien (nuestra pareja, hijos, una compañera de trabajo) y a la vez estar con el móvil. Esta es la multitarea simultánea, aunque realmente es secuencial, porque lo que nuestro cerebro hace es ir cambiando de tarea muy rápidamente.

También está la multitarea secuencial, donde dedicamos tres minutos a algo y pasamos a dedicar otros tres minutos a otra cosa, sin acabar. Empezamos por arreglar un enchufe mientras hacemos las lentejas y dejamos el enchufe a medias porque tenemos que ir a comprar algo, al volver ya nos faltan cosas para continuar.

Esta es una de las enfermedades del mundo moderno, con tantos estímulos que llaman nuestra atención que somos incapaces de mantenernos enfocados en un objetivo. Como puede ser acabar de cavar el pozo y encontrar agua. Seguramente no tenemos la sed suficiente para mantenernos constantes en la tarea.

Además, ser conscientes de que queremos avanzar en algo, que queremos acabarlo y sentir la satisfacción  de su finalización, nos puede ayudar a rechazar interrupciones: tanto las que nos vienen de fuera, como alguien que quiere tomar un café, el correo electrónico que pita o la consola que nos llama para echar una partida solo 15 minutos (que después se convierten en tres horas o las que nos vienen de dentro, cuando sentimos la urgencia de saltar a otra cosa, quizá porque esto nos está costando.

Te preguntaría ¿Cuántos pozos tienes empezados? ¿Cuáles quieres acabar? Pues escoge cuál es el más importante y a por él, hasta encontrar el agua, hasta acabar, porque

No cuenta lo que empiezas, cuenta lo que acabas

Y hoy escribo esto porque me siento con un montón de pozos abiertos, empezados, donde me puedo meter a cavar, y quiero escoger cuál es el pozo que quiero acabar primero. Quiero dejar de sentir ese ¡TODO A MEDIAS! Por lo menos he acabado esta entrada J.

Perdona que te interrumpa

Me gusta ir a leer y estudiar a la biblioteca, me siento acompañado en lo que hago. Supongo que muchos vamos allí para evitar las interrupciones que podemos tener en casa o en el despacho, por parte de otros o para hacer una visita a la nevera.

En una de esas visitas a la biblioteca me senté frente a una chica de unos 20 años, en las dos horas que yo estuve allí no se levantó de la silla. Toda una mañana de estudio.

Me llamó la atención porque no paró de mirar el móvil en las dos horas. El proceso era algo así:

1. Mira el móvil, sonríe y teclea algo.
2. Deja el móvil.
3. Vuelve a estudiar durante medio minuto.
4. Consulta el móvil, sonríe y vuelve a escribir algo (estamos de nuevo en el punto uno).

Durante las dos horas no pasó de página. Es posible que ella estuviese convencida de que había pasado dos horas estudiando y fuese poco consciente de lo poco productivo de esas dos horas. Sospecho que podía haber sido más beneficioso quedar a tomar un café con el que estuviese en el otro lado de la comunicación. O si iba a estudiar apagar o apartar el móvil de su vista.

Y es que cuando interrumpimos una tarea pagamos un gran precio para retomarla. Si estamos leyendo tenemos que releer los últimos párrafos, lo que sucede con cualquier cosa que estemos haciendo, retomar el hilo tiene su precio. En el caso de esta chica no consiguió ni pasar de página en dos horas (¡igual consiguió otras cosas!). Cualquier tarea se alarga cuando la interrumpimos y la retomamos.

¿Quién era responsable de tanta interrupción? Quizá quien estaba al otro lado de la comunicación tenía su responsabilidad, aunque sin duda alguna cuando alguien nos interrumpe es porque nosotros le dejamos.

Nos dejamos interrumpir porque nos han educado para atender al que llega a hacernos una petición. Es adecuado echar una mano si es que podemos y atender a nuestros compañeros si es necesario. Lo que no está tan claro es que tengamos que perjudicarnos por ello.

Debemos encontrar el equilibrio entre el respeto y la atención a los demás y el respeto por nosotros mismos. Si lo que estamos haciendo es importante (nos lleva a los resultados que perseguimos), si nos interrumpimos nos estamos faltando el respeto a nosotros mismos. Y si permitimos que nos interrumpan con cualquier cosa también nos faltamos al respeto. El nuestra labor encontrar el equilibrio entre la consideración a los demás y nuestra propia consideración. Esta es una de las tareas más difíciles a la hora de gestionar bien el tiempo, nuestra vida.

Foto del banco de tiempo de Segovia

La frase “tienes un minuto” es muy peligrosa, ese minuto fácilmente se puede convertir en media hora. La persona que nos invade quizá no es consciente de que en ese momento necesitamos ese minuto o esa media hora, quizá hasta piensa que nos está haciendo un favor para que nos relajemos.

Decía Jacinto Benavente que mucha buena gente que sería incapaz de robarnos el dinero, nos roba sin escrúpulo alguno el tiempo que necesitamos para ganarlo. Creo que en ocasiones ni siquiera se dan cuenta.

Una buena forma de aumentar la productividad es empezar antes de que el resto llegue. La primera hora de la mañana suele ser muy productiva porque no hay interrupciones. Y si vives en una gran ciudad el madrugar un rato más puede evitar parte de los atascos.

El primer paso es ser consciente de las interrupciones que tienes, tanto las provocadas por otros como las que te auto-provocas, para después poder combatirlas.

Si quieres trabajar con las interrupciones te pueden interesar dos entradas del blog anteriores: la técnica Pomodoro y aprender a decir “NO”

Reserva un tiempo

Nunca encuentras un rato para ponerte con las facturas, con ese informe importante, para hacer ejercicio. No tienes un tiempo sin interrupciones para ese asunto que requiere una mínima concentración.

En algunas empresas se ha establecido la hora tranquila, una hora al día en el que no se envían correos ni se hacen llamadas (por tanto tampoco se reciben correos ni se reciben llamadas). Un tiempo para “trabajar” y lo pongo entre comillas porque no significa que el resto del tiempo no se trabaje, seguro que sí, es un tiempo para trabajar en eso que necesita un mínimo de concentración o continuidad.

Esa interrupción de un minuto puede ser muy perniciosa, por ejemplo si nos interrumpen en mitad de una lectura, aunque sólo sea un minuto, tendremos que releer algunas frases cómo poco para retomar el hilo. Y no sólo eso, hay veces que perdemos tanto el hilo que no nos volvemos  a poner (¡Ahora que había conseguido ponerme con esto, que además no me apetece, he encontrado la excusa perfecta para no continuar!).

“Recuperarse de una interrupción puede llevar más tiempo que la interrupción misma” (José María Acosta Vera).

Lo mismo puede pasar en casa, especialmente si tienes niños pequeños, quizá no encuentres el tiempo para hacer nada. Paco, un amigo al que admiro profundamente, trabajaba en casa con dos niñas de unos 3 y 6 años. Le pregunté cómo lo hacía y simplemente me dijo “Cierro la puerta”, sabía establecer límites mejor que yo, que también cerraba la puerta y me la abrían.

Foto de Alfredo Cofré - Reservado (¿demasiado tarde?)

Cómo en la foto no esperes a que sea demasiado tarde para reservar tu espacio, en la vida actual, no en la siguiente. Por tu cuenta puedes establecer momentos en los que no serás interrumpido o en los que hacer esas cosas que necesitan continuidad, es cuestión de aprender a establecer límites y ser capaz de decir “NO”.

Necesita su equilibrio, no puedes decir “NO” siempre. Igual que estableces esas horas para no ser interrumpido tiene que haber también tiempo para todas las actividades que requieren interacción. Buscar el equilibrio entre tiempo “tranquilo” y tiempo “disponible”. Si coordinas un equipo es necesario que dediques tiempo a las personas, dependerá de tu tipo de trabajo cual es el equilibrio a buscar entre tiempo tranquilo y tiempo disponible.

Esto sirve también para cuando llevas trabajo a casa para el fin de semana, cuántos traen y llevan el ordenador de la oficina a casa para sólo pasearlo. A mí me pasaba cuando era estudiante y volvía a casa de mis padres algún fin de semana con los libros, puede que nunca los consiguiese abrir. Si quieres avanzar en algo, reserva el tiempo, esas dos horas o las que sean qué quieres dedicar, háblalo en casa y de las 48 horas del fin de semana podrás dedicar 2 horas a ese tema y 46 al resto. Yo todavía estoy aprendiendo, eso que la teoría la tengo clara.

Sirve también para hacer deporte, ¿En qué momento del día te vas a poner con ello? Reserva ese espacio ¿O que tiempo vas a dedicar al inglés? “Equilibrio entre tiempo disponible y tiempo reservado para tus cosas importantes”.

Eres tú quién decide que es lo importante para ti, respétate y resérvate tiempo, para ti seguro que eres importante (y si no lo eres deberías serlo), reserva tiempo para cuidarte y para hacer las cosas que importan (“que te importan”). Un posible indicador de lo que es importante es el tiempo que dedicas.